いますぐタスク管理を始めたい！
インプット無しで始められたのがJootoでした。

国内最大級のネットオークション価格比較・相場検索サイト「aucfan.com（オークファンドットコム）」を提供している、株式会社オークファン様にJootoの活用事例をインタビューしてきました！今回インタビューに応じて頂けたのが、ビジネスアーキテクト事業部の原田豊博部長（左）と、戸澤紫乃さん（右）です。

— お仕事内容を教えてください！

原田さん：オークファンでは二次流通の相場情報を提供している背景から、国内の多くのリユース企業様と取引があり、会社の成長に合わせてBtoBビジネスも拡大の一途を辿ってきました。この流れで設立されたのが株式会社デジファンという子会社で、そちらの代表を私が兼任しています。Jootoを主にこちらの事業のタスク管理で利用しています。

デジファンではWebサイト制作・運営コンサルティングやリスティング広告の運用代行など、デジタルソリューションを中心に積極的に展開しています。最近ではリアルとデジタルを融合させたイベント支援事業も伸長していて、業務は多岐に渡りますね。クライアントの課題解決になることであれば、ある意味「なんでもやる」会社です。

タスクの振り返りができず、ナレッジが蓄積しなかった

— タスク管理においてどのような課題があったのでしょうか？

戸澤さん：メディアを運営するオークファン本体で導入しているプロジェクト管理ツールはありましたが、業務内容の異なるデジファンに即したものではありませんでした。グループ会社を含め全社的にSlackを導入しているので、個別にチャンネルを作ってチャット上でタスク指示と進捗管理をするといった形を取っていました。

ただ、slackはコミュニケーションツールとしては非常によいのですが、履歴が流れていってしまうため、時間軸を整理してタスク管理をするという観点では課題感がありました。「契約書の送付」など進捗管理を必要としない単発のタスクでは、紙の付箋をデスクに貼ったりと、一部アナログな手法も取っていましたね笑

原田さん：広告運用・Web制作やリアルでのイベント運営など、多岐に渡る業務がある中で、「指示はslack、進捗管理は案件ごとにGoogleのスプレッドシート」という形式が主流になっていました。成り立ってはいたものの、プロジェクトによってフォーマットが異なるほか、案件終了と同時に流れてしまうような感じになり、各タスクの振り返りもできず、結果ナレッジが蓄積しないという事態になっていました。Googleが提供しているスプレッドシートの機能を活用しようと試みたりもしましたが、なかなか改善されませんでした。

使い方を学ぶ必要がない。直感でわかった

— そんな中で、Jootoを使う事に決めた理由を教えてください。

原田さん：自身のタスクが煩雑になっている状況を改善したくて、何かいいツールないかな？と検索している中でJootoを見つけました。最初の印象として、とても直感的なデザインだな、というのがありました。複雑な機能は求めていなかったので、シンプルさに魅力を感じました。

一般的に、新しくツールを使うときは、使い方をまずインプットしないといけないじゃないですか。そこに時間はかけたくなくて。すぐにタスク管理を開始したかったんです。Jootoをそこの温度感というか、直感的に使いたい！という私の希望にマッチしていました。タブ形式で簡単に複数のプロジェクトを管理できるのもポイントでした。

はじめは個人的なTodoリストとして使っていたのですが、メンバーに展開してチームで活用することに決めました。

煩雑な管理が、かなり改善された

— 実際のJootoの使い方を教えてください。

原田さん：主にこういう使い方をしています。

＞プロジェクトごとにボードを作成
＞Web制作案件のタスクごとの進捗管理
＞メンバーが複数いるボードでは、「●●(メンバー名)進行中」というリストを作り、誰がボールを持っているのかがひと目でわかるように

完了したタスクはすぐにアーカイブしてしまいます。付箋を捨てるイメージですね。ただ あとで見返したいときもあって、アーカイブした過去のタスクも検索して簡単に参照できる点は助かってます。あと何かアイデアとか思いついたときに、すぐにメモしたいことも多くて。スマホアプリですぐに操作できるのは嬉しいです。Jootoは、視覚的にタスクの一覧性があって、煩雑な管理が大分改善されました。

戸澤さん：当社では、導入したばかりということもあり、Jootoを独自のやり方で使いこなしてるというわけではありません。最初のフォーマットとしてボードに登録されている「Todoリスト」「進行中」「完了」をベースに、比較的ライトな使い方をしています。それだけでも十分に業務効率があがっているので、便利さを実感しています。

また ひとつの使い方として、Todoリストに「緊急度は高くないが、時間ができたら着手したいアイデアベースのもの」を期日なしの仮タスクとして入れていたりもします。タスク名の頭に【仮】を付けて。着手できる時期になったら、期日を設定して正式にタスク化し、進捗を追う形です。

— 今後の使い方のアイデアもあるとお聞きしました。

戸澤さん：他チームで担当しているリスティング広告の運用案件は、バナーなどのクリエイティブの制作が頻繁にあり、煩雑になっているようです。いつまでに、どのキャンペーンの、どのサイズのバナーを用意しないといけないのか。キャンペーン期間はいつまでなのか。クライアントとチャットでやりとりしていることもあり、認識のすり合わせ含め 課題がうかがえます。ボードの粒度をどのくらいにするかは検討が必要ですが、Jootoで解決していける部分もあるのではと考えています。

また、中規模のサイト制作等においては 複数あるページのそれぞれで進捗が異なるため、全体の把握が煩雑になりがちです。追加要件の内容によっては、対応する/しないを判断するケースも出てきます。現在、クライアントとスプレッドシートでステータスを共有するのが定着しつつありますが、もしかしたらそちらもJootoでシンプルにできるのではないかと。

業種ごとにフォーマットが提供されていると面白いのでは？

— Jootoへ今後の要望などありますか？

戸澤さん：タスク内のそれぞれのコメントにファイルを添付できるようになると嬉しいです※。ただ、現状の添付ファイル一覧表示(タスクに紐づく添付ファイルすべてがひとめでわかる仕様)は、それはそれで便利なので維持してほしいです。制作案件の場合、バージョンごとにどの部分を修正したのか、コメントをつけてファイルを添付しています。場合によっては以前のクリエイティブに戻す場合もあるので、該当コメントまでさかのぼって、コメントとセットでファイルが確認できると助かります。

一方で、タスクのトップに一覧表示するファイルはすべてではなく、アーカイブしたり、自分で選択出来たらいいな、という時もあります。

ほかのツールを開いていてもJootoの更新がわかるように、デスクトップ通知もあるといいですね※。タスク内のコメントの中で、目立たせておきたいものは色を変えられたりしても良いなと。

原田さん：業種や職種ごとにボードのテンプレート（フォーマット）があっても良いと思います※。初期フォーマットだけ設定して自由に使ってください、というスタンスもいいとは思うのですが、ある程度型にはめてくれた方が、ユーザーとしては楽だと思います。業種の中でもさらに細分化されて、たとえばリスティング広告運用で使えるフォーマットとか、LP制作で使えるフォーマットみたいに、作業項目で分かれてても面白いと思います。

戸澤さん：ユーザーに広く公募して作ってもらってもいいかもしれないですね笑

原田さん：wikiみたいにね。

※こちらは現在Jootoにて実装完了（2021年6月時点）。取材：2019年2月