毎日そこだけ見ればいい ―― そういう「タスク管理の場所」が欲しかった。

抱えていた課題

営業メンバーの進捗把握が出来ていなかった

いろんなツールを使いすぎて、情報整理が追いつかなかった

解決したこと

誰にどんな指示をしたのかが明確に把握できるように

とりあえず毎日Jootoを見ればいい。そういう場所が作ることができた

— 業務内容について、教えてください。

インターネットメディアを中心としたBPO事業を行なっています。特に運用に関わる部分をアウトソーシングという形で担っていく、、そういう形ですね。例えば各メディアのウェブページの作成(企画からデザイン)したり、掲載データのメンテナンス、あとはコールセンターの運営などです。沖縄と仙台の約700人のスタッフで対応しています。

もともとプロトソリューションは、中古車情報サイトの「グーネット(Goo-net)」を運営する、親会社である株式会社プロトコーポレーションの運用業務を担うために設立された会社なのですが、私が統括している営業部はプロトコーポレーション以外のクライアントのお仕事を受託してくる、、そういう部署です。営業チームは全12名で構成されています。

自分も含め、全員がプレイヤー
まとまったMTGがとれず、確認事項が山積していった

— 業務の中で、課題となっているのはどんなところでしょうか?

おかげさまで、様々なクライアント様と取引をさせて頂いてまして、仙台と沖縄のスタッフもかなりの稼働率で動いています。そんな中で今年度から営業部として広告代理事業を始めたこともあって、提供サービスの幅が広がるとともに、業務が多岐に渡るようになりました。私も含めチームの12名は、全員がプレイヤーとして動いているのですが、そうなるとミーティングの時間がとりづらんですよね。社内会議なんてほとんどないです。個々のメンバーと短時間の打ち合わせがとても多くなるんです。

メンバーとのやりとりは一問一答で終わるはずもなく、ものすごい数のコミュニケーションとタスクが山積してきます。そして必ずメンバーに決断や行動を委ねる状態でその短時間ミーティングを終わらせるので、メンバーがボールを持ってる状態になります。

「そういえばあれどうなったっけ?」っていう確認事項が多くなるのですが、進捗に対してのキャッチアップが難しくなっていきました。

ノートや付箋での管理には限界が。
Jootoの導入を決意

— Jootoを使うようになった経緯を教えてください。

クライアントワークが基本業務となるので、コミュニケーションツールは、クライアントに合わせるケースが多いです。でも結局のところ、それぞれのコミュニケーションの中で発生したタスクはどこかにまとめないといけなくて、色んな方法を模索していますが、メモ帳やノートに書くケースがほとんどですね。1ヶ月立たずに1冊使い切ってしまいますが。問題なのは、ノートとかメモ帳だと、どこのページに何を書いたのかを覚えてないといけなくて、タスクを探すのが大変でした。

それに加えて、先ほどお話したような、営業メンバーの進捗把握が難しくなってきたのをきっかけに、タスク管理ツールを探すようになりました。ノートやメモ帳はいつも持ち歩く訳ではないし、PCでもアプリでも使えるものですね。そんな時にJootoを発見しました。

大事なのはクライアントと接する時間

— Jootoを使ってみて、実際の効果はどうでした?

最近、すごく重要だと思っていることがあって、毎日ココだけ見ればいい、という場所があればいいと思うんですよね。それはGoogleカレンダーだったり、メールだったりすると思うんですが、タスク管理という領域においてもそうだと思います。

私はJootoのプロジェクトボードで、リストを営業メンバー毎に分けて、その配下にタスクを作成するようにしています。Jootoの良い所は視覚的に一覧性がありますので、どのメンバーが、今どれくらいタスクを抱えているのか、が一目で分かることです。はっきり申し上げると、タスク管理に時間はとられたくないんですよね。全員がプレイヤーですし、クライアントと接することに全精力を注いでもらいたいんです。

Jootoを使うことによって、営業メンバーのタスク進捗状況がわかりやすくなりました。どんなプロジェクトやタスクであっても、クライアントワークである以上必ず進めないといけないので、誰で止まってるという状況はとても致命的です。これがかなり防げるようになりました。そして毎日とりあえずJootoを見ればいい、という状況を作り出しました。

記憶補助ツールとして自分のメモ管理としても機能していますが、やはり誰に何を依頼してるのか、がメンバー別に可視化されてるというのがいいですね。今後も活用していきたいと思います。

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