属人化していたExcel管理から、チームで支え合える運用へ。
須山建設株式会社がJootoで実現した、誰でも状況が分かる案件管理

須山建設株式会社は、静岡県浜松市を拠点に、土木・建築の両分野を手がける総合建設会社です。工場や商業施設、医療・福祉施設、賃貸マンションなど、地域のさまざまな建物の設計・施工に携わっています。

同社で建築の意匠設計・設備設計を担う「設計ブロック」では、日々の案件（プロジェクト）の進捗管理にJootoを活用しています。導入は2024年5月。案件数や人員の増加に伴って重くなっていた進捗管理の負担を、どのようにJootoで軽減してきたのか。設計ブロックを率いる、取締役の安井孝浩さんに、導入の経緯と実際の活用方法を伺いました。

「このままでは、担当者がもたなくなる」
——導入のきっかけ

―　設計ブロックはどのような業務を担う部署でしょうか。

建築の意匠設計と、電気・空調・給排水などの設備設計を担当している部署です。所属人数は私を含めて25人。案件（プロジェクト）は基本計画から実施設計、工事へと進んでいくので、それぞれの案件が今どの段階にあるかをメンバー全員で把握できるようにするのが、日々の管理業務の中心になっています。

―　導入前は、具体的にどのように管理されていたのでしょうか。

Excelで、毎週進捗を確認しながら更新するという運用をしていました。私が案件管理を担当していた頃は、自分でやっている分にはそれほど苦にならなかったんです。ただ、私が設計ブロックリーダーになり、その業務を設計グループリーダーに引き継いだところ、案件数も増えていたこともあって、隣で見ていて明らかに大変そうでした。このままでは担当者がもたなくなってしまうと感じたのが、ツールを探し始めたきっかけです。

―　数あるツールの中で、Jootoを選んだ決め手は何でしたか。

いくつかプロジェクト管理ツールを試しましたが、正直「こんなに機能はいらない」と感じるものが多かったんです。もともとExcelで運用していたところからの移行だったので、複雑な機能をつけると値段も高くなりますし、スタッフが使いこなせる自信もありませんでした。とにかくシンプルなものを探していたところで出会ったのがJootoです。

「最初が肝心」
——ルール作りから始まった定着への道のり

―　導入はどのように進めましたか。

まず5人程度のライセンスで試験的に使い始めました。隣の席の設計グループリーダーに画面を見せながら「こんな風に運用してみないか」と話し、試してみようという流れになってからは早かったです。

最初が肝心だと思ったので、自分たちだけでは作り込みきれない部分はJootoの福石さんたちに手伝ってもらい、テンプレートをいくつか提案してもらいながら2〜3ヶ月かけてルールを固めていきました。ルールができたら全員に下ろして、「打ち合わせの場では必ずJootoを使う」と決め、Excelは完全に使わないことにしました。

―　運用を定着させるために、工夫していることはありますか。

特別なことをしているわけではなく、毎週の各チームミーティングや管理職だけのミーティングで「（Jootoに記載がなければ）記載しておいてよ」と声をかけ続けている、というのが実態に近いです。また、社内で日常的に使っているグループウェアのポータル画面にJootoが常に表示されるようにしているので、毎日必ず立ち上げる導線になっているのも大きいと思います。

カンバンでフェーズを追う
——設計ブロックでの活用法

―　カンバンやタスクをどのように運用していますか。

1つの案件を1つのカンバン（プロジェクト）として管理し、その中にチェックリストで工程ごとのタスクを並べています。案件は基本計画から実施設計、工事へとフェーズが進んでいくので、カンバンを動かすことで、どの案件が今どのフェーズにあるかが一目でわかるようにしています。案件の詳細やその時々で一番大事な情報は、カンバンの説明欄に書くようにしています。

―　CADオペレーターとのやり取りにも活用されているそうですね。

CADオペレーターへの依頼もJootoで行っています。誰が依頼したか、いつまでの期限かが明確になるので、依頼が上がっていることにCADオペレーター自身がJooto上で気づいて、「これってどんな内容ですか」と自分から確認しに来てくれるようになりました。今どのくらい忙しいのか、急ぎの依頼ができそうかどうかも見えるようになりました。

「聞いて回らなくてよくなった」
——導入がもたらした変化

―　導入前と比べて、業務やチームの動き方はどのように変わりましたか。

体感的には、管理にかかる業務時間はおよそ1/5になったと思います。Excelの頃は入力をお願いしてもほとんど書いてもらえず、こちらから聞いて回る必要がありました。Jootoに変えてからは8割ほどは自分たちで入力してくれるようになり、今ではさらに定着が進んでいます。

役員への報告資料も、以前はExcelのデータをそのまま見せるところから始まり、その後はJootoに情報を集約したうえで改めてシンプルなExcelの一覧表に書き出す運用に切り替えました。今はJootoのデータをAPI連携でExcelに自動出力できるようにしたので、報告資料作成の手間がかなり省けています。

―　現場のスタッフにとっての変化はありますか。

進捗の確認や依頼がJooto上で完結するようになったので、忙しそうな上司をつかまえて声をかける、という心理的なハードルが減ったと感じています。今の若手はデジタルへの入力は得意でも、口頭で報告するのは苦手な人も多いので、その意味でも助かっているはずです。

都市ブロックへの展開と、
これからのJootoへの期待

―　安井さんは今年の春から、工事・営業・積算などを担う「都市ブロック」のリーダーも兼務されているそうですね。都市ブロックでのJooto活用状況を教えてください。

都市ブロックでも一定数のライセンスを契約して使っていますが、設計ブロックのようにトップダウンで始めたわけではありません。メンテナンス部門がクレーム対応の進捗管理に使い始めたのが最初だったと聞いています。その後、現場所長の中に独自に使っていた人がいたこともあり、部門全体でライセンスを増やして使うようになりましたが、使い方は現場ごとにばらばらです。
私自身、都市ブロックのリーダーになってまだ3ヶ月なので、Jootoがどう使われているかも把握しきれていません。今後は、活用している現場所長同士で使い方を共有してもらい、標準的な運用が定まってきたら、設計ブロックの時のように導入を後押しする支援ができればと考えています。

―　今後Jootoに期待することを教えてください。

機能面については、シンプルなのが良いところだと思っているので、この先どこまで機能を発展させていくのか、すごく悩ましいですよね。AIとの付き合い方も、簡単に答えが出る問題ではないですが、試行錯誤してもらえればいいのかなと思っています。ガントチャートツールの「Ganto（ガントー）」もベータ版を試させてもらいましたが、今は都市ブロックの方に手一杯で、あまり評価できていないのが正直なところです。ユーザー同士が集まるミートアップのようなイベントで、他社の使い方を知れる機会もこれからも作ってもらえるとありがたいです。