Excel管理からJootoへ。
属人化を剥がして情報をストックし、
持続的に状況を把握できる仕組みを作る

東京都港区の「BLUE FRONT SHIBAURA」において、熱や電力の供給を担う東京ガス野村不動産エナジー株式会社。2021年の設立以来、エネルギーインフラの運営というミッションクリティカルな業務を担う同社は、少数組織ゆえの「属人化」という課題に直面していました。

2025年2月に竣工した「TOWER S」に続き、2030年度には「TOWER N」の完成も控える中で、同社はいかにして業務の「見える化」を実現したのか。総務部 課長 高津宏和（こうづ・ひろかず）さんに、Jooto導入の経緯と、1年間の運用で得られた成果について伺いました。

事業内容：
芝浦エリアの未来を支えるエネルギー供給

―　まずは、御社の事業内容と高津さんの担当業務について教えてください。

当社は、東京ガスと野村不動産の合弁会社として設立されました。主な事業は、建物に対して電気や冷暖房用の熱を供給するエネルギー供給事業です。2025年に竣工した「TOWER S」を皮切りに、再開発が進む芝浦エリアのインフラを担っています。

私は総務部に所属しており、株主総会や取締役会をはじめとした会社機関の運営、予算策定などの事業計画、お客さま対応など会社運営全般を担当しています。現在は総務部を中心にJootoを活用しています。

導入の背景：
Excel管理の限界と、合弁会社ゆえのシステム環境

―　Jootoを導入される前は、どのように業務を管理されていたのでしょうか。

2021年の設立以来、業務は主にExcelで管理してきました。しかし、Excelには「進捗が見えづらい」「ナレッジが蓄積しにくい」という課題がありました。

また、当社は合弁会社であり、少人数の会社なので、親会社のシステムをそのまま持ち込むのが難しい側面があります。独自のサーバーを設けるにもコストがかかるため、少人数でも導入しやすく、かつ業務の経緯がしっかりと「溜まっていく」ツールが必要だと感じていました。

私は会社運営の設計から携わっていますが、親会社からの出向のため、交代する時期が来ます。その時に引き継いだ人が「何をすべきか」を判断できる、見える化された環境を作りたいと考えました。

導入の決め手：
「教える手間がいらない」
直感操作とセキュリティ

―　数あるツールの中で、Jootoを選ばれた決め手は何だったのでしょうか。

まずは、マニュアルがなくても「なんとなく使えてしまう」操作性です。教育コストをかけられない小規模な組織にとって、直感的に触れるJootoの「ちょうどいい塩梅」のシンプルさが魅力でした。

もうひとつ欠かせないのは「セキュリティ」です。当社はインフラを担っていますので、クラウドツールの導入を考えたときにIP制限などが可能なこともポイントでした。

Jootoの活用用途：
総務のルーティンから
各部署間の業務の可視化まで

―　具体的に、どのような業務でJootoを活用いただいているのでしょうか。

まずは総務のルーティンワークです。株主総会や取締役会など、開催の数ヶ月前・数週間前に何をすべきかをテンプレート化して運用しています。

さらに、せっかく導入したのであればと、各部署間の業務可視化にも活用を広げています。見えにくい他部署のタスクについても、カンバンを作ってもらうことで、お互いに「今、何をやっているか」が把握できるようになりました。月1回の定例会でも、Jootoの画面を見ながら進捗を確認しています。

導入後の変化：
部署をまたいだ動きの可視化と、
自律的な管理体制

―　実際にJootoを導入してみて、どのような変化を感じていますか。

導入そのものは非常にスムーズでした。小さな組織ということもあり、マニュアルがなくても直感的に使い始めてもらえましたね。

私にとっての変化は、他部署の業務が「見えるようになった」ことです。カンバンを通じて「あぁ、今こういうことが動いているんだ」と、状況をキャッチアップしやすくなりました。

また、取締役会の準備などの定常業務においても、Jootoが備忘録として機能しています。週に一度ボードを確認することで、「これ、まだ終わっていなかったね」とメンバー自身が気づくきっかけになっています。Jootoで管理することで、少しずつメンバーが周囲の状況を把握できるようになっている、と感じています。

導入後の成果：
属人化を剥がし、ナレッジを次世代へ

―　導入から約1年が経ち、どのような成果を感じていますか。

正直なところ、私自身は長くこの業務に携わっているので、ツールを使わなくてもある程度把握できてしまいます。しかし、それは裏を返せば「相当に属人化している」ということでもあります。

Jootoを導入したことで、そうした自分の中にあったナレッジを、少しずつ外に出して「剥がして」いくことができていると感じます。定常的なルーティン業務については、一度ボードを作っておけば、翌年以降もボードを複製すれば使えます。業務を引き継いだ人が見たときに「何をすればよいのか」がすぐわかる状態をストックできていることが大きな変化です。

これまではExcelをベースに管理していましたが、今はそれをやめてJootoをメインで動かしています。Jootoに情報を集約することで、細かい引き継ぎをしなくても、次の人がスムーズに業務に入れる土台作りが少しずつ進んでいます。

今後の展望：
社外とのコミュニケーションツールへ

―　今後、どのようにJootoを活用していきたいとお考えですか。

他部署とのコミュニケーションツールとしても広げていければと思っています。例えば企画部は出向元の会社が異なるためシステム環境も異なりますが、クラウドであるJootoなら一緒に活用できるのではないかと考えています。

また、他社に委託している業務も多いため、そうした業務においても、Jootoを活用できないか考えていきたいと思っています。