カスタマーサポートのタスク管理に

お問い合わせを確実にクロージングするために
カスタマーサポートのタスク管理1

お問い合わせを受けたら、一番左の「担当者未定」にタスクを配置。自分が担当の場合、自分のリストにそれを移動させることで、チーム全員に担当がわかるようにします。誰が忙しいか、どのお問い合わせが未対応なのか把握しやすくなります。

対応中の案件を分かりやすく見える化

毎日たくさんのお問い合わせ対応しなければならないのが、カスタマーサポートのお仕事。いくつもの問い合わせに並行して対応する以上、「この対応は誰がやっているのか」・「あの対応は終わったのか」など、気になることはたくさん出てきますが、時間をかけて確認できるほど暇ではありません。

Jootoなら、お客様からの問い合わせごとにタスクを作成することで、「誰が対応しているのか」・「どこまで進んだのか」などが一目でわかるようになり、対応忘れや二重対応を防ぐことに繋がります。コメントを残しておけば、チームメンバーが具体的にどんな対応をしたのかがわかり、ナレッジ共有にもなります。

加えて、素早い対応のためには、カスタマーサポートのチーム内で密な連携を取ることが重要です。JootoはSlackやチャットワークとの連携機能を搭載しており、あらかじめ設定したJooto内でのアクションを、ビジネスチャット側に連絡することが可能です。タスク管理ツールを見て、ビジネスチャットでもコメントして…といった二度手間を省き、現状共有・対応者管理がよりシンプルにできるように、お客様がより集中して仕事ができる環境を実現します。

今日の振り返りもタスク管理と一緒に

ナレッジをチーム全体に還元することも大切ですが、自分の中にしっかりと落とし込むことも大切です。Jootoでタスクにコメントを付けておけば、タスク管理を行うことはもちろん、一つ一つのタスク完了後の振り返りまで行うことができます。振り返りに必要な開始日と終了日、使用した資料、感想などはすべてJooto上に保存できますから、スムーズな振り返りが実現できます。

また、自分のボードをマネージャーやチームメンバーと共有すれば、日報の代わりに活用することも可能です。マネージャーがコメントに返信するなどすれば、フィードバックやサポートにもつながるでしょう。

カスタマーサポートのタスク・プロジェクト管理2

一週間ごとにリストを作成し、タスクごとに振り返り。コメントは何回でも出来るので「今日はここまでやった」といったようなまとめも可能です。

カスタマーサポートに必要な機能

ガントチャート

お客様からのお問い合わせは迅速にクローズしなければなりません。期日を設定して一覧性の高いガントチャートでスケジュールを把握しましょう。

ステークホルダーとの情報共有

お問い合わせ内容に対し多部署が関わる場合、各メンバーをボードに招待すれば全員が情報をキャッチアップしアドバイスをもらうことが可能です。

カテゴリ管理

お問い合わせの幅が広い場合、カテゴリ機能を使って種類別に分類すれば、視覚的に判別しやすくなります。

各種ツールと連携可能

Slackやチャットワークと連携が可能です。お問い合わせの更新を
ビジネスチャット側に通知を飛ばし、対応をスピーディーに行えます。

チェックリスト

タスクの下に「子タスク」のような形でチェックリストで細分化できます。

ストレージ機能として

ベーシックプラン(月額1,780円)以上で大容量のストレージが活用出来ます。動画や画像など、大容量のファイルをやりとりする時に。