残業削減のための業務管理のポイント

ここ数年、日本の職場では「働き方改革」の名のもとに業務の効率化や業務時間の見直しが強く推し進められています。残業を前提にした業務の進め方をしていた企業も変わらざるを得ない状況となっています。
では、残業を減らすためには、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか？まずは業務全体を可視化していく事が大きな一歩となります。
この記事では残業が増えてしまう理由や業務可視化のポイントを紹介していきますので、業務管理のヒントとして読み進めてみて頂ければと思います。

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残業が増えてしまう理由

残業が増える理由は様々ですが、例えば以下のような理由が考えられます。

・残業（長時間働くこと）を評価する企業風土
・残業代を増やしたいという意図から積極的に残業を行う
・取引先などからの短納期の仕事依頼
・担当者の処理能力を超えた業務配分
・効率の悪い仕事の進め方

残業を評価する企業風土のように、一朝一夕に解決しないものも多くありますが、「処理能力を超えた業務配分」や「効率の悪い仕事の進め方」は管理者による業務管理の仕方次第で、解決できるものも多くあります。

それでは、どのような管理が求められるのか、以下で見ていきます。

残業を減らすために必要な業務の可視化・分析

適切な業務管理をするためには、まず業務の可視化が必要です。業務の可視化と言った時に大きく分けて「業務内容の可視化」と「業務量の可視化」があります。

業務内容の可視化

まずはどのような業務が日々行われているかという業務の内容を見えるようにしましょう。
業務内容の可視化にあたっては、業務日報、業務報告のための朝礼、タスク管理システムの利用などの手段が考えられます。また、日報や全体の打ち合わせでは見えない業務の詳細については、担当者へのヒアリングを通して、深い理解をするようにしましょう。なんとなくの理解のままでは、本質的な業務改善を行うことはでません。5W1Hのレベルまで落とし込んで、業務を理解できるようにしましょう。

業務量の可視化

次に、それぞれの業務にかかっている時間を可視化していきましょう。ここでも業務日報、タスク管理システム、工数管理システムなどをつかって、実際にかかった時間などを記録していくことで、大まかな業務時間は可視化されます。一度正確な所要時間を確認したいという場合は、業務時間を計測するためのツールなどを用いても良いでしょう。

可視化された情報の分析

このようにして、業務の内容・量を可視化した上で、以下のような切り口から分析をしてみましょう。

業務時間の大部分を占める特定の業務があるか

2:8の法則をご存じの方も多いでしょう。2割の要素が全体の8割を構成するという法則で、業務時間においてもこれが当てはまることがあります。つまり、2割の仕事が8割の業務時間を締めているということです。この2割の時間を特定してメスを入れていくことで、本質的な改善に繋がります。

残業時間の大部分を占める特定の社員がいるか

ここでも同じく、2割の社員が8割の残業時間を占めているということがあり得ます。残業が多い2割の社員を特定して、業務時間の管理を徹底していくことで全体に一律の対策を行うよりも効果的な残業削減が見込めます。

無駄な業務が行われていないか

各メンバーの業務内容を可視化すると、実は業務が重複していたり、そもそも社内で実施する必要がない業務をやっているなど、業務の無駄に気づくことがあります。こういった業務を削減していくのはもっともわかりやすい残業削減施策の一つです。

人によって効率にばらつきがあるか

各メンバーの業務内容と業務時間をあわせてみると、同じ業務を行っているはずなのに業務時間に大きな差が見られる場合があります。業務効率が良いメンバーと悪いメンバーが特定できたら、どのように業務をすすめているのかをヒアリングして、良いメンバーの業務のすすめ方を広げていけるようにしましょう。

上記はあくまで一例ですが、業務内容と業務時間を可視化することで、さまざまなアクションの糸口が見えてきます。

多くのビジネスにおいて、業務の内容は刻一刻と変わっていくため、業務の可視化は一度やって終わりではなく、定期的に続けていく必要があります。
ただし、業務内容や業務量の可視化のために、頻繁な報告書の提出や業務日報の入力などが必要になってしまうと、現場への負担が大きくなり、本末転倒になりかねないので注意が必要です。

かんばん方式での業務管理

かんばん方式のタスク管理ツールを用いることで、現場に負担をかけずに業務管理を行うことが可能です。

業務量や偏りの見える化が可能に

かんばん方式のタスク管理ツールは、タスクを一枚のカードとして登録し、移動させていくことでタスクの状態を管理するツールです。

かんばん方式のタスク管理ツールでは、上の画像のように、現在どのようなステータスのタスクがどれくらい存在しているのか、それぞれのタスクを誰が担当しているのかが一目瞭然です。
これを日々確認することで、業務の偏りや無駄な業務を早期に発見して、手を打つことが可能になります。

従来の業務日報や業務報告書、工数管理のツールなどと比べて容易に入力できるので、現場への負担も抑えられます。

仕事の段取り・実行もスムーズに

タスク管理ツールを使えばタスクの締切を把握しやすくなる上に、期限が近づいたときにリマインダーを送信することも可能です。これにより、前もって仕事の段取りを行い、期限ギリギリでの対応により発生する残業も避けられます。

また、各タスクに関連するファイルやコメントも一箇所に集約してみることが出来るので、情報を探し回る手間が省け、業務を効率的に進められるという点でも残業の削減に繋がります。

かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールJootoを使った残業時間削減の実際の事例はこちらにも掲載していますので、ぜひご覧ください。

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