業務管理とは？業務管理の種類と方法、得られるメリットを解説！

業務管理とは、いったい何をどのように管理しているのでしょうか。

ここ数年、日本の職場では「働き方改革」の名のもとに業務の効率化や業務時間の見直しが強く推し進められています。
長時間労働の是正が働き方改革の課題の一つとなっていることから、残業を前提にした業務の進め方をしていた企業も変わらざるを得ない状況となっています。

適切な業務管理をおこない、効率的に仕事を進めることで、労働時間の短縮にもつながります。
また、業務管理は、業務効率化や生産性の向上にも欠かせないものです。

業務管理のメリットや管理項目、方法について、具体的に解説しますので、参考にしてください。

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業務管理とは

業務管理とは、企業で業務を円滑におこなうために業務の内容やフロー、進捗などを把握し、最適化することです。
人材や資金などの経営資源を適切にコントロールし、管理することで、社内の生産性を向上させることができます。

大きな企業になればなるほど、業務内容は複雑化していき、経営は難しくなります。
情報共有が必要になることも多くなり、管理をおこなわなければ、円滑に業務を回すことができなくなることもあります。
多くの情報を一元的に管理できるシステムやフローを確立する必要性を感じている経営者も多いのではないでしょうか。
企業をより成長させるためにも、業務管理は欠かせないものなのです。

業務管理のメリット

企業で日々おこなわれている業務の数は膨大で、管理するのは大変ですが、適切な業務管理をおこなうことは、従業員と経営者（トップ）それぞれにメリットがあります。

業務管理をおこなうことで得られるメリットは以下の通りです。

業務の効率化を図れる
生産性の向上が見込める
業務の一元管理ができる

詳しく見ていきましょう。

業務効率化を図れる

規模の大きな組織やプロジェクトでは、どれくらいの業務があり、誰が担当しているのかの把握が難しくなります。
結果的に、担当者がわからないことによって、必要な情報を探し回ったり、確認作業に時間を取られたりといった無駄が生じてしまいます。
また、業務全体を把握できていないと、抜け漏れのリスクも生じます。

適切な業務管理をおこなうことで、業務を「見える化」すると、従業員はお互いの業務内容を把握できるようになります。
従業員同士や、部署の間で情報共有をスムーズにおこなえるようになることで、無駄な作業がなくなったり、業務の属人化をふせぐことにもつながり、業務効率化を実現できます。

生産性の向上が見込める

業務管理をおこない、業務効率化をすすめることで、生産性を向上させることも可能です。
働き方改革によって従業員の労働時間が減ってしまうことを懸念している企業にとっても、短時間で成果が上げられるようになるため、働き方改革を推進しながら生産性の向上を実現できます。

例えば、業務管理が適切におこなわれていれば、ヒューマンエラーが発生したときにも早期に発見できるため、被害を最小限に抑えることができます。

業務の一元管理

業務管理をおこなうことで、業務を一元管理することが可能になるのも、大きなメリットの一つといえるでしょう。
一元管理とは、経営資源を一括で管理することを指します。

組織の業務は、営業・人事・労務・経理など多岐にわたっており、しかも部署や部門が連携して処理されている業務も数多くあります。
業務管理によって業務を「見える化」することによって一元化でき、企業全体の業務を把握できます。

内部統制が強化できるほか、業務の属人化を防ぐこともできます。
会社法では「業務の適正を確保するために必要な体制」（内部統制システム）を整えることが定められているため、法令順守という側面からも、業務管理の必要性は高いといえるでしょう。

業務管理の種類

業務管理でカバーすべき範囲は多岐にわたりますが、業務管理にはどのような種類（対象）があるのでしょうか。

主な業務管理の種類は以下のとおりです。

タスク管理
案件管理
時間管理
社員（従業員）の勤怠・健康管理

ほかにも、事業戦略や経営戦略、売上・利益を管理する経営管理も業務管理に含まれることがあります。

タスク管理

タスク管理とは、一つひとつの業務の進捗状況を把握することです。
従業員が抱えているタスクを、社内全体で共有し、管理します。

業務管理では、業務の内容を把握し、円滑に業務が進められるように管理します。
業務は、小さなタスクの積み上げなので、適切なタスクの管理をおこなうことで、業務全体における進捗管理に役立ちます。

タスクを共有することで、誰か一人に業務が偏ってしまうことを防ぐことができるほか、業務の流れを俯瞰でき、人的リソースを適切に配置できるようになります。

また、オフィスに出勤せず、自宅などで働くテレワークなど、離れた場所で仕事をする場合でも、全体的なタスク管理をおこなうことで、何かトラブルが起きたときにでもすぐに対処することが可能です。

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案件管理

業務管理において、案件管理も大切です。

適切に案件管理をおこなうことで、欲しいデータをすぐに見つけることができ、営業活動や、プロジェクト（業務）の進行に役立てることができます。

案件管理とは、営業活動によって発生した商談の状況や、プロジェクトの進捗状況などを管理することを指します。
案件を細分化し、従業員へ割り振ったものがタスクとなります。

案件管理ではプロジェクトのスケジュールや進捗状況に加え、顧客との商談内容や問い合わせの内容、提供した資料などを可視化し、共有します。
案件管理のなかでも顧客情報の管理は特に重要で、取引先の情報を社員（従業員）が把握することで、顧客に対して適切なフォローを実施することができます。

また、蓄積されたデータやノウハウは貴重なナレッジとして、今後の営業活動、プロジェクト管理に役立てることができます。

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時間管理

時間管理も、業務管理には欠かせません。
ほとんどの業務には期限（期日）があり、それを守ることは業務管理の目的の一つでもあるからです。

時間管理では、業務にどれくらいの時間がかかっているのか数値化して把握し、業務が遅延なく、納期に間に合うように管理します。

業務の作業時間が明確になることで、全体的な工数がわかり、スケジュール管理にも役立ちます。

社員（従業員）の勤怠・健康管理

業務をおこなうのは社員（従業員）です。
働き方改革が叫ばれる昨今、従業員の健康管理も企業にとって大切な業務管理の一つといえます。
企業は社員（従業員）に対して健康診断の実施が労働安全衛生法第66条で義務付けられています。
定期的に健康診断やストレスチェックをおこない、業務内容によって過度な負担がかかっていないかなどを定期的にヒアリングしましょう。

また、勤怠管理も大切です。
勤怠管理とは、社員（従業員）の出退勤、残業時間、有給の取得状況を管理することです。
前述した通り、働き方改革では、長時間労働の是正が目標として掲げられています。
勤怠管理をきっちりおこなうことで、残業時間を減らすことができ、残業代などの経費を削減させることができるため、コスト削減にもつながります。
勤怠管理は、手作業では管理しきれないため、人事管理システムや勤怠管理ツールの導入がおすすめです。
勤怠状況に応じた給与の計算までおこなってくれるシステム・ツールもあります。

社員（従業員）の勤怠管理、健康管理は、労働基準法を遵守することにもつながりますので、重要な管理項目と言えます。

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業務管理の方法

業務管理の対象が多岐にわたることがわかりました。
では、業務管理を進めるにはどのようにしていけばよいのでしょうか。

主な業務管理の方法は以下のとおりです。

業務量・業務内容の可視化
評価基準の数値化
業務の分析・評価
PDCAサイクル
管理ツールの活用

上記について具体的な方法を解説しますので、自社にあった方法を実践してみてください。

業務量・業務内容の可視化

まずはどのような業務が日々おこなわれているかという業務の内容と量を洗い出すことが大切です。

業務内容の可視化にあたっては、業務日報、業務報告のための朝礼、プロジェクトタスク管理ツールの利用などの手段が考えられます。
また、日報や全体の打ち合わせでは見えない業務の詳細については、担当者へのヒアリングを通して、深い理解をするようにしましょう。
なんとなくの理解のままでは、本質的な業務改善をおこなうことはできません。
5W1Hのレベルまで落とし込んで、業務を理解できるようにしましょう。

次に、それぞれの業務にかかっている時間を可視化していきましょう。
ここでも業務日報、タスク管理システム、工数管理システムなどをつかって、実際にかかった時間などを記録していくことで、大まかな業務時間は可視化されます。
一度正確な所要時間を確認したいという場合は、業務時間を計測するためのツールなどを用いてもよいでしょう。

評価基準の数値化

業務量や、業務内容が可視化されたところで、業務管理の評価基準を明確にしておきます。
どのレベルまで達成できれば良しとするのかの評価基準は、数値や指標で定量的に示す必要があります。
評価基準が定まっておらず曖昧な状態だと、業務管理の効果について正確な判断ができなくなってしまいます。
また、人によって目指すレベルが違ってきてしまい、社員（従業員）が不満をためる原因になってしまいます。

業務の分析・評価

業務内容や業務量を可視化し、評価基準を数値化した上で、以下のような切り口から分析をしてみましょう。

・業務時間の大部分を占める特定の業務があるか

2:8の法則をご存じの方も多いでしょう。
2割の要素が全体の8割を構成するという法則で、業務時間においてもこれが当てはまることがあります。
つまり、2割の特定の仕事が8割の業務時間を締めているということです。
この2割の業務を特定して、そこにメスを入れて調整することで、効果的な改善に繋がります。

・残業時間の大部分を占める特定の社員がいるか

ここでも同じく、2割の社員が8割の残業時間を占めているということがあり得ます。
残業が多い2割の社員を特定して、業務時間の管理を徹底していくことで全体に一律の対策をおこなうよりも効果的な残業削減が見込める場合があります。

・無駄な業務がおこなわれていないか

各メンバーの業務内容を可視化してチェックすると、実は業務が重複していたり、そもそも社内や部署内で実施する必要がない業務をやっているなど、業務の無駄に気づくことがあります。
こういった業務を削減していくことで、業務効率化を図ることができます。

・人によって効率にばらつきがあるか

各メンバーの業務内容と業務時間をあわせてみると、同じ業務をおこなっているはずなのに業務時間に大きな差が見られる場合があります。
業務効率が良いメンバーと悪いメンバーが特定できたら、業務の進め方をヒアリングして、効率の良いメンバーの業務の進め方を周知していけるようにしましょう。

上記はあくまで一例ですが、業務内容と業務時間を可視化することで、様々なアクションの糸口が見えてきます。
詳細な業務の分析をおこなうことで何が問題なのかが明確になり、経営判断の際に役立てることもできます。

多くのビジネスにおいて、業務の内容は刻一刻と変わっていくため、業務の可視化は一度やって終わりではなく、定期的に続けていく必要があります。
ただし、業務内容や業務量の可視化のために、頻繁な報告書の提出や業務日報の入力などが必要になってしまうと、現場への負担が大きくなり、本末転倒になりかねないので注意が必要です。

PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）を繰り返しおこなうことを指す言葉です。

業務管理は、一度したらおしまいではありません。

業務管理の計画を立案した後、実行・評価・改善といったPDCAサイクルを回すことで、課題や問題点を改善でき、より良い成果を導くことができます。

管理ツールの活用

業務管理は、管理しなければいけない項目が多く、担当者には負担の大きい作業です。
情報共有も欠かせないので、社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）化も欠かせません。

そこで業務管理を始める際、おすすめしたいのが管理ツールの活用です。
様々な種類がありますが、業務管理で使える管理ツール・システムは主に以下のような種類です。

・営業管理システム

営業管理システムとは、営業活動をサポートし、効率化させるためのシステムです。
顧客情報や、商談や営業のプロセスの管理、営業日報の共有などがおこなえます。

・会計管理システム

手作業で会計処理をおこなうと、負担も大きくヒューマンエラーが発生する恐れもあります。
会計管理ツールでは、帳票・財務諸表の作成やキャッシュ・フローの管理などをおこなうことができ、業務効率化にも有効です。
経理部門の負担軽減にも貢献するツールです。

・生産管理システム

主に製造業で使われることが多いシステムです。
資材の原価や品質管理、在庫管理などをおこなうことができます。

・ERP（基幹業務管理システム）

ERPとは「Enterprise Resources Planning」の略です。
社内の資源（情報）を一元管理できるシステムのことです。

・CRM（顧客管理システム）

顧客情報を一元管理できます。
取引の履歴を残せるので、業務管理にも役立てることができます。

・人事管理システム

人事管理システムは従業員の氏名や入社年次など多数の情報を集約して管理するシステムです。
勤怠管理や給与管理、など様々な種類の機能があります。

・タスク管理ツール

業務管理に取り組む上で、欠かせないのがタスク管理です。
タスクを積み上げたものが業務となるため、社内全体、もしくはプロジェクト全体のタスク管理は欠かせません。
情報を一元化でき、進捗状況の管理もおこなえるようなツールをオススメします。

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