チームマネジメントでチームワークを発揮させるリーダの仕事は？

チームワークを強化し、生産性を向上させるには、チームマネジメントが必要です。

従来、組織ではプロジェクトを進める際、いかにチームメンバーや担当業務を「管理」するかという点が重要視されてきました。
しかし慢性的な人材不足に陥っている現代日本では、いかにメンバー個人のパフォーマンスを発揮させるか、チーム全体として生産性を向上させるかに重きが置かれています。

本コラムでは、チームマネジメントの概要や、マネジメントとリーダーシップに必要なスキル、リーダーの仕事など、チームマネジメントを強化しチームを活性化させるための情報をご紹介いたします。

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チームマネジメントとは

チームマネジメントとは、管理職などのチームリーダーやマネージャーが、部下やチームメンバーを適切に管理し、チーム全体における目標達成や生産性向上へと導く手法のことを指します。
チームとして高いパフォーマンスを発揮するためには、メンバーが働きやすくなるように調整を行い、メンバー一人ひとりが最大限の力を発揮できるチームへと導いていかねばなりません。

そのためにはチームマネジメントを任されたリーダーやマネージャー、管理職が強いリーダーシップを発揮し、PDCAの徹底や適材適所にアサインメントを行い、メンバーを牽引していく必要があります。

チームマネジメントが必要とされる背景

チームマネジメントが必要となっている背景には下記の理由が挙げられます。

人手不足の対策と人材の活用
働き方改革への対応

一つづつ見て行きましょう。

人手不足の対策と人材の活用

少子高齢化に伴う労働人口の減少などにより、多くの企業で人手不足が深刻な現代。
少ないメンバーでどれほどの成果を上げることができるのかがポイントとなっています。
新たに人材を採用して確保することが難しいときでも、今いる人材の育成に注力し、能力を伸ばして活用することができる仕組みづくりが求められているのです。

チームマネジメントが成功すれば、個々の持つ能力を伸ばし、人材を最大限に活用することが可能です。

働き方改革への対応

チームマネジメントは、政府による働き方改革の推進においても、重要な役割を果たします。
チームリーダーやマネージャーが、部下のタスク管理、スケジュール管理をしっかり行えば、残業時間の減少や有給休暇の取得率の向上につながるからです。

働き方改革では、育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化に対応した柔軟な働き方ができる環境整備が求められています。

働き方改革によるテレワークの推進によって、オフィス以外の場所で仕事をする機会が増えたという企業も多いのではないでしょうか。
テレワークが広がることで利便性が増す一方、対面とは違い、コミュニケーションを取るのが難しくなり、よりスケジュール管理やタスク管理と言ったチームマネジメントが重要になってきます。

チームマネジメントを行う目的

次に、チームマネジメントを行う目的を見ていきましょう。

生産性の向上
信頼関係の構築、離職の防止

それぞれ詳しく解説いたします。

生産性の向上

生産性の向上は、チームにとっても会社にとっても大切な課題のひとつです。
多様な国籍、雇用形態があるなか、メンバーの一人ひとりに対して適切なアプローチを行うことで、個人の能力を高めることにつながります。

また、密にコミュニケーションを取ることでチームワークを向上させたり、業務の効率化を図ったりすることで、生産性を向上させます。

信頼関係を構築・離職防止

しっかり部下とコミュニケーションをとれば、信頼関係が生まれます。
一人ひとりの状況や不満などを把握し、働く環境を整備すれば、組織へのエンゲージメントも高まり、離職を防ぐことも可能です。

部下の意見をしっかりと聞き、対処することで、ハラスメントの防止・抑止にも効果があります。
チームとしてのパフォーマンスを最大限に発揮するためにもチームマネジメントは不可欠なのです。

チームのマネジメントとリーダーシップに必要なスキル

ではチームマネジメントを効果的に行うためには、どうすれば良いのでしょうか？

チームをより良く牽引するために、チームリーダーやマネージャーが持っておくべき主なスキルは以下の3つです。

目標設定能力
コーチング力
傾聴力、コミュニケーション力

詳しく見ていきましょう。

マネジメントとリーダーシップに必要なスキルは、目標設定・コーチング・コミュニケーション・傾聴力

目標設定能力

どのような企業にも目標があり、結果を出すことが求められますが、企業全体の目標はテーマが大きく、抽象的なものが多いものです。

リーダーに求められる目標設定能力とは、企業全体の目標を、自分たちのチームで達成すべきことに分解した上で、チームの目標として設定し、具体的に何をするかをメンバーに明確に伝えることです。

コーチング力

チームで成果をあげるまでの間に、どうしてもミスは起きてしまいます。
ミスを指摘すること自体は必要なことですが、それだけではチームは成長できません。

業務を行う過程で問題や課題がでてきたとき、すぐに先回りして解決へ向けての手段を提示するのではなく、メンバー自らが考えるように促すこと、後押しすることで、解決力を伸ばすことへ繋がるためです。
目の前のことに捕らわれすぎず、先のことまで考えた指導が意味を持ちます。

チームリーダー、マネージャーには、チーム全体がポジティブに目標を達成することができるように、メンバーの一人ひとりが主体性を持ち、自分で問題を解決できるようになる能力を伸ばす力「コーチング力」が求められるのです。

傾聴力・コミュニケーション力

傾聴力、コミュニケーション力はリーダー、マネージャーにとっては基本の能力といえるでしょう。

メンバーは皆、年齢や性別、性格もちがうわけですから、話を聞く（傾聴する）ことでそれぞれの個性や能力、得意分野などを把握し、発揮させることができ、信頼関係も生まれます。
トップダウンのみではチームのモチベーションもあがりにくくなります。
リーダーがメンバーから考えを聞いたり、チームメンバー同士で意見を交わすことで、新しいアイデアが生まれることもありますし、人材の育成に繋げることもできます。

また目標を達成するためには、現場に対して正しくプロジェクトの概要や意図、意思を伝える能力も不可欠です。
チームが向かうべきビジョンを提示すれば、チームの存在意義が伝わり、方向性や戦略が明確になるだけでなく、仕事の理解、スピード、クオリティの維持・向上を実現できます。

チームマネジメントにおけるリーダーの仕事とは

チームマネジメントにおけるリーダの仕事には、

チーム共通の目標設定
メンバーのタスク設定
タスクの進捗管理

などが挙げられます。

チーム共通の目標設定

チームメンバーがそれぞれ、自分のタスクだけを見て、統制なく行動していてはチームワーク、エンゲージメントは向上しません。
まずはメンバー全員に同じ方向を向いてもらうために、チーム共通の目標設定を行ってみましょう。
目的、役割が明確になることで、一人ひとりが主体性を持ってプロジェクトに取り組むことができます。

目標設定は、最終的な目標はもちろんのこと、短期スパンの小さな目標もこまめにチームで設定すると良いでしょう。

メンバーのタスク設定

チームの目標が設定できたら、そこから逆算し、リーダーが業務計画からチームメンバーそれぞれのタスクに分解し、タスクの指示・共有を行います。
「誰がどのようなタスクを実行しているか」をチーム内で把握することで、チームワーク・エンゲージメントが高まります。

メンバーのモチベーションのアップはパフォーマンスに直結するので、メンバー各々の置かれている状況を熟知し、適切な対応を取るようにしましょう。

タスクの進捗管理

タスクを設定したら、次は進捗管理です。

進捗を管理する上で、個人とチームでは重要なポイントが異なります。

納期の情報は、個人においてもチームにおいても把握しておかねばならない情報ですが、チーム目線でタスクを見る場合、下記の情報のチェックも非常に重要となります。

・チーム全体の共通タスクから、日々の行動がズレてきていないか
・現在誰がそのタスクにおけるボールを持っているか
・タスク間の整合性は取れているか（目標を達成するためのものになっているか）
・スタック（止まっている）タスクはないか　止まっているならなぜ止まっているのか
・事業やプロジェクトの推進を阻害している要素の発生がないか

プロジェクトは、日々さまざまな要因で状況が変わります。
そのためリーダーは常に目視、指差し確認を行い、場合によっては柔軟な変更を検討する必要があります。

またチームワーク・エンゲージメントを高めるという観点では、リーダーはそのような目線をメンバーそれぞれに少しでも持ってもらうように働きかけることも必要でしょう。

一方個人は、複数のプロジェクトに関与している場合、プロジェクトを横断的に把握し、タスク漏れがないようにしなければなりません。

コミュニケーションをしっかり取ることで、個人の抱えている課題なども早期に知ることができ、業務に遅れが生じにくくなるため、常に対話の機会（ミーティングなど）を設けるようにしましょう。

マンパワーでは限界の、チームの「見える化」

「見える化」という言葉がビジネスシーンでスタンダードになって久しいですが、この見える化というのは、実際はとても難易度が高く、頭を抱えているリーダーも多いことでしょう。

メンバーのタスクにおける問題点や課題、進捗などをリアルタイムで把握するために、例えばビジネスチャットツールの報連相や、メンバーとの１on１に頼るわけにはいきません。

情報の抜け漏れやタイムラグなどのリスクはもちろんのこと、リーダーひとりに多く負担がかかるためです。
リーダーは、共有のために多くのミーティングを持たなくてはいけなくなり、多くのパワーが消費されます。
ミーティングなどでの円滑なコミュニケーションは大切ですが、パワーは課題解決のために割き、進捗や課題の見える化、つまり共有にかかるパワーは極力節約するのが理想です。

そのために、ツールの力を借りた体制づくりが大切になります。

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タスクカードに登録したタスクは、一覧性の高い「カンバン方式」で管理することができます。
タスクには締切日、担当者、優先度などの情報を設定でき、メンバー各々がどのようなタスクを進めているのかひと目で確認できます。

また登録したタスクは、ワンタッチで「ガントチャート」へ切り替え可能。
チームが大きくなるほど、自分以外のメンバーの進捗が分かりづらく、情報共有不足が発生しがちですが、Jootoならプロジェクトの進捗を、視覚的に把握することができるのです。

さらに「外部連携機能」も充実しており、Googleカレンダーと連携後に作成された担当タスクを、開始日・締切日と共にGoogleカレンダー上に表示させたり、ビジネスチャットツール「Slack」「Chatwork」との連携により、より迅速にビジネスを進めることができます。

Jootoならチームのタスクを見える化できるのはもちろん、チームメンバーの負荷状況や、チーム全体の目標達成度を可視化でき、互いに協力し合う組織作りを目指すことができます。

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