副業を始めたら予想以上に大変だった・・・スマートに仕事をさばくための4つのポイント

本業でスキルを高めたら、スキルレベルを試すために副業にチャレンジしてみたくなりませんか？
副業を始めてみると、案件を管理する進捗管理が面倒に感じる瞬間がやってきます（筆者だけでしょうか…）。
案件が増えてくれば自分ひとりだけでこなせるタスクを管理するのも面倒になりがち。さらに複数人のチームで案件に取り組んでいると、メンバーの進捗状況を把握することも必要になってきます。進捗管理シートを作って管理してみても、メンバー全員が丁寧に入力してくれるとは限りませんよね。入力が面倒だったり進捗状況が可視化されていなかったりと、気がつけば名ばかりの進捗管理シートになってしまうことも。

今回は、副業をスマートにこなすために案件をコントロールするポイントをご紹介します。
また、複数人のチームでもタスクの進捗状況をひと目で把握できるオススメツールもあわせてご紹介します。

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副業をはじめたばかりのときに起こりがちなトラブル3つ

これまで培ったスキルを活かして副業にチャレンジすることは、収入面だけでなく今後のキャリアの幅を広げる意味でもプラスになります。とはいえ、いざチャレンジしてみると、予想していなかったトラブルが発生してしまうことも。
まずは、副業をはじめたばかりの方は陥りがちな典型的な3つのトラブルを見てみましょう。

1.クライアントとの詰めが甘くなる

副業をはじめたばかりの時期は、クライアントから指定されたツールの使い方を覚えたりコミュニケーションのとり方を合わせたりと、慣れない作業に振り回されてしまうことも。
そもそもの依頼内容（例えばAというロゴデザインを作成する、Bというワイヤーフレームを作成するなど）への修正対応であればそれほどストレスに感じませんが、「クライアント先が指定する特殊ツールの使い方がよくわからない」「納期がはっきりしていなかったのに急に明日納品してと言われた」などのトラブルは、大きなストレスになってしまいます。
これらのトラブルの多くは「コミュニケーション不足」に起因するものがほとんど。
副業をはじめたばかりの時期だからこそ、丁寧かつ迅速なコミュニケーションを意識し、疑問に感じたことはすぐに問い合わせるようにしましょう。

2.仕事を抱え込みがちになる

自分に直接依頼が来ると嬉しくなって、つい自分のキャパシティを無視してなんでも請け負ってしまっていた…というのもよくあること。自分のリソースを超える案件を抱えると、当然管理できずにパンクしてしまいますよね。
本業やプライベートに必要な時間や体力などを考えて、どれくらいの案件を受けるか把握しておけば、パンクする前に調整できるようになります。

3.作業時間が思った以上に長くなり、疲弊する

案件を依頼された際に「できる！」と思っても、いざやってみると想像以上に作業時間が必要だった…というのも、起きがちなことです。
副業をはじめたばかりの頃は一時的になんとか対応できたとしても、長期的に考えると心身に支障をきたすおそれもあります。
疲弊してしまい、本業がおろそかになったり体調を崩してしまったりなどでは元も子もありません。依頼を受ける時は、時間的な余裕をもつことが大切です。

案件を自分でコントロールするためのポイント4つ

「あなたに依頼したい！」と仕事の依頼がくるとうれしくなってしまいますよね。でもちょっと待ってください。スキルにおいてもリソースにおいても「できること」は、1人ひとり限られています。

限られた中で最大限のパフォーマンスを発揮するために「案件をコントロールする」という視点を持ってみましょう。
ここでは、案件をコントロールして副業ライフを楽しむための4つのポイントをご紹介します。

1.スキルの棚卸しをしよう

副業に限らず、仕事をする上で「自分にできること・できないことを理解する」ことはとても重要です。
できないことを安易に引き受けてしまうと、期日までに納品できずに信頼を失ってしまう可能性もあります。
できることとできないことを明確にし、クライアントにはっきりと伝えられるようにしておきましょう。

2.できないことは相談しよう

自分にできることとできないことは明確になっていれば、依頼された内容の一部に「できないこと」が含まれていた場合に相談しやすくなります。
「できないこと」に頭を悩ませてしまう時間は、副業をする方にとって特にもったいないです。
できないことはすぐにクライアントに相談して自分から切り離し、ほかの人に依頼してもらいましょう。

3.タスク処理時間を把握する

スキルは足りていてもリソースが足りずに、納期までに完了できなかった…ということもよくあります。
どの作業にどれくらいの時間が必要なのかを把握するため、まずはかかった時間を記録してみましょう。パンクしてしまわないためにどれくらいの時間を確保すればよいのか、見えてきます。
また作業時間を知れば、効率化して時間短縮できることの発見にもつながります。

4.関係者の進捗状況を可視化する

案件に関わる人全員の進捗状況を把握することも、案件コントロールにおいて大切なポイントです。
例えば、あるクライアントから受けた依頼の中に自分では対応できないタスクも混ざっていることってよくあるんですよね。

「このタスクだけ外注したいな」と考えた時に、外注先の進捗も管理しなければいけませんよね。
かと言って、都度メッセージを送って確認するのも面倒…。
こういった場合、案件に関わっている人全員の進捗状況を誰もが見てわかるようにしておけば、メッセージのやり取りを最小限に抑えられます。

ここまでお伝えしてきたポイントを全て抑えたおすすめのツールがあります。タスク管理ツール「Jooto」です。筆者も実際使用していますが、各方面で大活躍してくれています。

副業でJootoが活躍する4つの理由

Jootoには複数人でプロジェクトを進める際に必要な機能が数多く搭載されているため、副業を始めたばかりの方にとって強力なサポートツールとなります。
ここでは、副業をする際にJootoが活躍する4つの理由について解説します。

1.複数人で進捗共有ができる

Jootoは、複数人による進捗管理・共有に優れています。
特にオススメしたい機能が「ガントチャート」です。
ガントチャートはベーシックプラン以上で利用可能な機能で、プロジェクトのタスクをひとつの図ですべて表示します。タスクを処理する順番、期間などをガントチャートで確認することによって、全員が共通の認識を持ってタスクに取り掛かれます。

2.ざっくりとしたタスクにも対応可

クライアントからざっくりとしたタスクが振られた際にも対応できます。
タスクの詳細設定で、ざっくりとしたタスクを詳細なものに分割してみましょう。「開始日」「終了日」「担当者」を入力すれば、細かなタスクをまとめられます。この4項目以外にチェックリストを追加したい場合は「チェックリストを追加」をクリックすれば自由に入力できます。

3.タスクの割り振りが簡単

タスクの割り振りを簡単にできることもポイントです。
タスクの詳細設定にある「担当者を追加」の項目で担当者を指定するだけで完了します。
筆者オススメの使い方は、先にタスクを登録し、あとから担当者を指定する方法。分かっているタスクをすべて先に登録して〇〇日までにタスクの割り振りを完了させる、というルールを追加しておけば、タスク漏れや担当者不明といったトラブルを回避できます。

4.タスクごとに優先度をつけられる

タスクの詳細設定にある「カテゴリ」では、それぞれのタスクに優先度をつけることができます。
今やるべきタスクと後回しにしていいタスクを可視化すれば、チーム内で処理すべきタスクの認識を統一できます。
タスクの優先度を常にはっきりさせる習慣をつけて、メンバー間での優先順位の齟齬を無くしましょう。

まとめ

せっかく副業をはじめるなら、やってよかった！と思える環境を整えたいですよね。案件の整理・メンバーの進捗状況の管理は、その第一歩です。
今回ご紹介したタスク管理ツール「Jooto」を使って進捗管理をスムーズにできれば、状況を把握するためのメッセージのやり取りが必要なくなります。
操作方法も簡単なので、メンバー全員が手軽に利用できることもおすすめ。
業務内容に集中して高いパフォーマンスを発揮するためにも、ぜひ一度「Jooto」を試してみてください！