プロジェクトマネジメントの成功のためのスキルや管理方法・手法

プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）は、プロジェクトで目標を達成するためには欠かせないものですが、なかなか上手くいかなくて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
プロジェクトはしっかりとしたマネジメントを行うことで、成功に近づけることができます。
しかし、どのようにマネジメントを行うことが正解なのか、悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

プロジェクトマネジメントを成功させるために必要なスキルや管理方法、手法などをご紹介しますので、参考にしてください。

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プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメント（プロジェクト管理）とは、プロジェクトにおける作業スケジュールやコスト、進捗状況、リスク管理などあらゆる観点から、プロジェクトが成功するように全体の管理をしていくマネジメントのことを指します。

プロジェクトマネジメントでは人的リソースやQCD（品質、コスト、納期）の基準が守られているかの管理が重要になります。
細かいところまで目を配り、プロジェクトマネジメントを適切に行うことで、QDCに何か問題が起きたときに早期発見出来るほか、タスクの優先順位が明確になり、スケジュール管理もしやすくなるというメリットがあります。

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトマネージャー（PM）の役割です。
プロジェクトマネージャー（PM）には、クライアントの目的を達成させ、利益を最大化させるという役割があります。
プロジェクトマネージャー（PM）がスムーズにプロジェクトを進めるための支援者としてPMO（Project Management Office）を置く企業もあります。

プロジェクトマネジメントを行うために必要なスキル

プロジェクトマネジメントを行うためにはさまざまなスキルが必要になります。
自身に足りないと感じるスキルは習得したり、スキルを持っている人材を雇用したりするなどして強化しましょう。
必要に応じて、講師を招いて研修をしたり、セミナー（ウェビナー）へ参加する機会を設けたりといった個々の能力を伸ばすための支援も行うと効果的です。

プロジェクトマネジメントを行うPM（プロジェクトマネージャー）に必要な、主なスキルは下記のとおりです。

スケジュール管理能力
メンバー育成能力
リスクマネジメント力
コミュニケーション能力
プロジェクト管理の体系的な知識（PMBOKなど）

詳しく説明します。

スケジュール管理能力

マネジメントを行ううえで最も大切なことのひとつが、納期を守ることです。
納期に間に合うようにスケジュールを組む際には、必要な工数を洗い出し、適切なスケジュール計画を立てるというプロセスが必要になります。
そのうえで適切な時間管理を行うことで、品質やコスト（予算）を守りつつ、納期までにプロジェクトを完了することが出来るのです。

工数・タスクを洗い出す際には、タスクを可能な限り細分化し、各タスクに必要な作業時間を正確に割り出して余裕を持ったスケジュール設定を行う必要があります。

また、スケジュール通りに実行できているのか、進捗のチェックも欠かせません。
遅れなどのトラブルが生じたときには、素早く気が付き、対応することが大切です。

メンバー育成能力

プロジェクトを成功させるには、チームのメンバーを育成することも大切です。
特に大きなプロジェクトになるとメンバーの数も多くなり、目が行き届かなくなってしまうことがあります。

チーム全体のモチベーションを高めるためにも、適切に管理を行い、メンバーの能力が最大限に活かせるよう、育成をしていきましょう。
プロジェクトを立ち上げる際に、必要であれば、対象となるメンバーにセミナー（ウェビナー）を受講させるのも良い方法です。

リスクマネジメント力

常にリスクを想定して、対応できるように準備しておくことがリスクマネジメントです。
プロジェクト規模が大きくなるほど、初期の計画通りに進行していくことが難しくなります。
リスクを正確に予測し回避することができれば、円滑なプロジェクト推進が可能になります。

過去の事例などから発生し得るリスクを想定し、予め対処できるようにしておくことが大切です。
トラブルに早期に気が付き適切な判断をするには、さまざまな場面に対応できるよう複数のシナリオを用意しておくと良いでしょう。

コミュニケーション能力

PM（プロジェクトマネージャー）にとって、欠くことができないスキルの一つがコミュニケーション能力です。
指示を出しても、メンバーへ意図が上手く伝わらなければ、思うような成果は得られません。
伝える力と、聞き取る力の両方が大切です。

また、現在の進捗状況や進め方に問題がないかなど、情報を収集するためにもコミュニケーション能力は必須です。
しかし、コミュニケーション能力はすぐに身につくものではありません。
本人の特性も大切ですし、出来るだけコミュニケーションを取りやすい環境を整えることも大切です。

プロジェクト管理の体系的な知識（PMBOKなど）

プロジェクト管理、マネジメントには有効といわれる手法・技法があり、プロジェクト管理に関するノウハウが体系的にまとめられた「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」を押さえておくとプロジェクトマネジメントに大変役立ちます。

「PMBOK（Project Management Body of Knowledge）」とは、プロジェクトマネジメントの普及拡大を目的としたアメリカの非営利団体「PMI」から発表されているプロジェクトマネジメントの手法をまとめた知識体系です。
国際的に知名度が高く、出版されているガイドブックはプロジェクト管理を学べる教本として知られており、4年ごとに改定されています。
PMBOKはプロジェクトマネジメントの世界標準となっています。
プロジェクトを管理する立場にある人は、勉強しておくと良いでしょう。

PMIは、プロジェクトマネジメントに関する国際資格であるPMP（Project Management Professional）の認定も行っています。

プロジェクトマネジメントを成功させる管理のポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるための管理のポイントは下記のとおりです。

コミュニケーションを大切にする
ステークホルダーの支援を得る
責任範囲をハッキリとさせる
管理体制の構築

詳しく説明しますので、ぜひ実践してみてください。

コミュニケーションを円滑にする

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、コミュニケーションを円滑にすることが大切です。
コミュニケーションをスムーズに取れる環境を整えておきましょう。
意思疎通をしっかりと図ることで、メンバー全員の意識改革にも繋がります。

常にコミュニケーションを取ることで、分からないことや困りごとが起きたときにもメンバー同士で助け合うことができ、トラブルや課題が発生した時も対応が早くなります。

ステークホルダーの支援を得る

プロジェクトを成功させるためには、ステークホルダーマネジメントも重要です。
ステークホルダーとは企業や組織の活動によって直接的または間接的に影響を受ける利害関係者のことを指す言葉です。
プロジェクト管理においては、プロジェクトメンバー、意思決定者やクライアントなどがステークホルダーとなります。

ステークホルダーから信頼され、支援を受けられる関係を築くことは、プロジェクトを成功させる大きな要因になります。
経営陣や意思決定者からの支援が得られることで、優秀なメンバーを効率良く確保できますし、プロジェクトに関する説得も行いやすくなります。
また、チームメンバーから支援を得ることで、効率よく業務を進行することが出来るようになります。

責任の範囲をハッキリとさせる

メンバー1人1人が責任感を持ってプロジェクトにあたれるようにするには、責任の範囲をハッキリさせる必要があります。
責任の範囲が曖昧だと、誰に責任があるのかわからず、トラブルを招いてしまう事態になってしまうことも。
メンバーの役割、担当は明確にしておきましょう。
自らの役割をハッキリと認識することで、モチベーションの向上にもつながります。

管理体制の構築

プロジェクト開始後、誰から指示をもらえば良いのか曖昧で、思うように業務を進められないということが起こることがあります。
指示系統や役職なども体制図に記しておくと、プロジェクトが始動してからも混乱がおきません。
会社の組織図と似てはいますが、プロジェクトは臨時のものなので、体制図はより重要です。

グループや人材などを箇条書きにするよりも、体制図を作った方が構成や構造を理解しやすくなるのでおすすめです。

プロジェクトマネジメントの手法

WBS、CCPM 、PERT、PPM、アジャイルなど、プロジェクトマネジメントにおけるプロジェクト管理方法を紹介しているPM

プロジェクトマネジメントにはさまざまな手法があります。
一般的によく用いられるプロジェクトマネジメントの手法は以下の通りです。
実施するプロジェクトに合う最適な手法を選ぶと良いでしょう。

WBS（Work Breakdown Structure）
CCPM （Critical Chain Project Management）
PERT（Program Evaluation and Review Technique）
PPM（Project Portfolio Management）
アジャイル
プロジェクト全体の可視化、情報の共有のためのツールの導入

詳しく解説します。

WBS（Work Breakdown Structure）

WBS（Work Breakdown Structure）は、作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法です。
WBSを導入することで、プロジェクトを分かりやすく可視化することができます。

プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理を視覚的に確認することができるガントチャートも、WBSの一部として使われることが多く、作業の工程や進捗を管理するのに役立ちます。

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CCPM（Critical Chain Project Management）

CCPMは「Critical Chain Project Management」の略です。
プロジェクト内の各タスクの期限を可能な限り短く設定し、プロジェクト全体で時間的に余裕を持たせるという手法です。
余裕があることで、予期せぬトラブルが発生した際にも、納期を遅らせることなく対応することが可能になります。

PERT（Program Evaluation and Review Technique）

PERTは「Program Evaluation and Review Technique」の略で、タスクや作業の処理順序の関係を図表化し把握する手法です。
図にはタスクや作業時間、作業開始日や終了日を記入していきます。
そして、タスクとその関係を矢印で結んだ図（PERTアクティビティネットワーク）を作成することで、プロジェクトの各工程の依存関係を明確にして所要時間を見積もり、優先度の高い重要な工程を可視化することができます。

PPM（Project Portfolio Management）

PPMは「Project Portfolio Management」の略で、複数のプロジェクトを管理する手法です。

PPMでは、市場に存在する事業を大きく「問題児」「花形事業」「金の成る木」「負け犬」の4つの概念に当てはめて考えていくのが特徴です。
この4つの分類は、縦軸と横軸、そして4つのエリア（象限）で構成される図で表されます。

組織が保有する資源（リソース）には限りがあるため、全てのプロジェクトに十分な資金や人材を投入することは難しいのが現状です。
PPMの概念を取り入れることにより、取り組んでいるすべてのプロジェクト全体を一元的に管理・整理ができ、全体を俯瞰的に把握することで、どの現場に投資や人的リソースの追加が必要なのか迅速な判断が可能となります。

アジャイル

アジャイルという管理方法では、プロジェクトをイテレーションと呼ばれる1〜４週間単位の短い期間に分割して管理します。
小分けにすることで、計画の変更にも対応しやすいのが特徴です。
しかし、全体が把握しづらく、長期的なプロジェクトには向かないとも言われています。

プロジェクト全体の可視化、情報の共有のためのツール導入

プロジェクトの規模が大きくなるほど、関わる人（ステークホルダー）や工程が増え、管理が難しくなります。
全ての責任を担うプロジェクトマネージャーやリーダーに、大きな負担がかかってしまうことも。

マネージャーやリーダーの負担を減らし、プロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクト全体の進捗状況や、情報をメンバー全員で共有できるような、簡単で便利なプロジェクトマネジメントツールを使うことをおすすめします。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」は、プロジェクト管理を行う上で役立つ機能が多数備わっています。

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だれでもすぐに使えるようになるため、すぐにタスク管理に集中できます。

メンバーが自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成され、最新の進捗状況が常に確認できます。
タスクカードには担当者やカテゴリなども入力することができます。

タスクごとにチャットができ、ファイルの共有もできるため、必要な情報がすぐに取り出せて効率よく業務に取り組むことができます。

また、複数のプロジェクトを抱えている場合でも、Jootoならひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できます。
その他にも、Chatwork・Slack・Googleカレンダーと連携ができるところも嬉しいポイントです。

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コンサルティングなどのサポート体制が充実しているのも、Jootoの特徴のひとつ。
せっかくツールを導入しても、社員になかなか浸透しないということはよくあります。
Jootoでは、プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをさせていただくことができますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入していただくことができます。

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