テレワークでの円滑な情報共有は難しい？散らばる情報を集約できる社内ポータルサイトの導入メリットとは

働き方の多様性が問われている現代において、オフィスのフリーアドレス化、フレックスタイム制やテレワークなどは、決して珍しい勤務形態ではなくなりました。
ワークライフバランスは充実する一方で、危惧されるのが企業内におけるコミュニケーション不足です。

そのため多くの企業が、社員同士のコミュニケーションの促進のため、また会社とのエンゲージメント維持のために、インターナルコミュニケーション（社内広報）の重要性に注目しています。

インターナルコミュニケーションを高める施策は様々ありますが、「社内ポータルサイト（イントラサイト）」はその活性化につながる存在だと言えるでしょう。
社内ポータルサイトは、社内SNSやグループウェア、社内掲示板の役割を兼ね、社内におけるコミュニケーションの場として、利用することができるからです。

また社内ポータルサイトは、多種多様な機能を持ち合わせており、あらゆる角度から社内業務の改善を図ることができます。

 

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、さまざまな社内情報にアクセスするためのWebサイトのことを指します。
複数のシステムに散らばる情報を集約し、一つの画面から全てのシステム・業務・情報にアクセスできる入り口（Portal）としての役割があるのです。

そのため、社内ポータルサイトを導入することは、いつでもどこでも働ける環境（デジタルワークプレイス）を整える第一歩とも言えるかもしれません。

GoogleやYahoo!などの検索エンジンのように、世界中の情報にアクセスするためのWebサイトをポータルサイトと言いますが、全ての人が利用可能な「ポータルサイト」に対し、社内情報を扱う「社内ポータルサイト」は、アクセスできる対象者を社員に限定している点で違いがあります。

 

社内ポータルサイトの主な機能

コミュニケーションツール機能

社内ポータルサイトは、チャット形式の会話によりSNSのような感覚で、気軽に社員間での情報共有ができます。
通常業務で関わることの少ない他部署のメンバーなど、多くの人と関わる機会が生まれ、コミュニケーションパフォーマンスが向上します。

ワークフロー申請機能

一定のルールに沿って処理を行うワークフローなど、各種の申請作業は社内ポータルを介し、オンラインで行うことが可能です。
例えば交通費の精算なども一元管理されるので、決済がスムーズに行えます。
その際、メールや書類などでのやりとりの一切を省くことができるため、業務効率化につながるでしょう。

スケジュール管理機能

カレンダー形式を用いるスケジュール管理機能では、例えば会議の日時をメモしたり、個人のタスクを入力することができます。
また入力したスケジュールを、部署内やチーム内で共有することにより、日程調整がしやすく非常に便利です。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能は、プロジェクトにおけるタスク管理や進捗状況を可視化し、チーム内で現状や課題を共有することができる機能です。
部署やチームなど、プロジェクトに携わっているメンバー間でより綿密な連携ができ、プロジェクトを進行しやすくなります。

勤怠管理

勤怠管理機能を活用することで、タイムカードやエクセルシートなどで勤怠を管理する必要がなくなります。
オンライン上で一元管理ができるため、勤怠連絡、残業や有給休暇の申請なども社内ポータルサイトで完結できます。
自動集計機能により、上司や人事部の業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

掲示板

社内ポータルサイトの掲示板を利用することで、社内に発信したい情報をオンラインでスムーズに伝達できます。
他部署への情報交換や問い合わせなども簡単にできるため、社内での円滑なコミュニケーションが実現します。

 

社内ポータルサイトの導入メリット

スピーディーな情報共有

社内ポータルサイトを導入することで、社内でスムーズな情報共有を実現できるようになります。
会社の規模が大きく社員が多いほど、他社員がどのような働き方をしているのか把握しづらくなるでしょう。

社内イベントやミーティングなどで、例えば他部署のメンバーを集めたい時の日程の調整など、社内ポータルのSNS機能や掲示板機能などを利用すれば、他部署への依頼がコメント一つで可能になります。
相手は任意のタイミングで情報を閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけで良いため、スムーズで手軽に伝達事項を伝えられるのです。

業務効率化・生産性向上

社内情報を一元管理し情報の分散を防ぐことで、業務時間の短縮化や業務フローの省人化などに役立ちます。
また情報の一元化は、社内や部署・チーム内での情報共有のスピードがアップにつながるため、情報伝達によるミスや、無断な会議・メールのやり取りも減るでしょう。

このように社内業務の効率化により対応すべき業務が減る分、より生産的な業務に対し労力を割くことが可能となります。

ペーパーレス化・テレワーク推進

社内ポータルサイトはオンライン上のツールです。

これまで紙面で配布していた資料なども、デジタル保管できるため、印刷の必要がなくなります。
社内ポータルサイトを活用することは、ペーパーレス化の促進につながり、印刷コストの削減になります。

また社内情報のデジタル化は、テレワークなどを始めとした、社員の多様な働き方に柔軟に大きく貢献します。
ITツールは、近年のデジタルトランスフォーメーション（DX）において導入必須であり、社内ポータルサイトはデジタルトランスフォーメーションの多くの部分を支援する最適ツールと言えます。

 

社内ポータルサイトの導入デメリット

機能が複雑

社員が積極的に社内ポータルサイトを利用するためには、操作画面などのデザインの分かりやすさなどが重要になります。
社内ポータルサイトには豊富な機能がありますが、機能の多さは、利便性の悪さにつながりかねません。

また自社の課題解決に必要のない機能も多いため、運用コストが必要以上にかかってしまうことも考えられます。

そのため自社に必要な機能を過不足なく搭載し、かつ全社で簡単に活用できるほどのシンプルなツールで情報管理することが最善でしょう。

社内ポータルサイト構築の手間

社内ポータルサイトを利用するためには、もちろん自社で社内ポータルサイトを構築しなければなりません。

社内ポータルサイトを構築するためには、主に、「目的設定・要件定義・構成作成・情報設計・デザイン制作・コーディング・システム構築・管理画面構築・コンテンツ制作」などが必要な工程として挙げられます。

そのため社内に専門知識を持つ社員がいることが前提となり、運用までにかなりの時間を要するというデメリットがあるのです。

 

社内ポータルサイトのデメリットをカバーできるツール

社内情報を一元管理し、情報共有の簡略化により、あらゆる業務において効率化が実現する、社内ポータルサイト。
多種多様な機能が備わった社内ポータルサイトを利用すれば、社員のアウトプットの量と質が向上するでしょう。

中でも、タスク管理機能や、プロジェクト管理機能、スケジュール管理機能などは、社員の生産性向上に大きく寄与します。
「何をいつまでに完了させるか」を管理するため、「どの業務に、どの程度リソースを割けば、最大のパフォーマンスを発揮できるか」を簡単に判断できるからです。

しかしながら前項の通り、社内ポータルサイトの構築には、専門的な知識と経験が必要です。
さらには構築後の運用に際して、その多機能さ故に、操作やUI（操作画面）が複雑で、社内にITリテラシーが少ない場合、その利用が定着しない可能性もあります。

そのため社内で構築する必要もなく、ITに詳しくない社員であっても、簡単に活用できるシンプルなツールが社内情報の一元管理には最適と言えます。

Jootoは視覚的に分かりやすく、専門知識がなくとも導入したその日から使えるシンプルなユーザビリティを持つ、クラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。
社員ひとり一人のタスクの進捗がひと目で分かるカンバン方式に、直感的にスケジュール管理ができるガントチャート機能を備えており、突発的なタスクの発生や期日の変更にも、フレキシブルに対応し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

全てのOSやWebブラウザに対応しているため、スマートフォンやタブレット端末でも自由にお使いいただけるので、場所を選ばないアクセスが可能となります。

またJootoは「外部連携機能」も充実しており、主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack・Chatworkとの連携により、タスク内でコミュニケーションの活性化に役立ちます。

Jootoなら「進捗管理」「情報共有」「円滑なコミュニケーション」を、一つのツールで実現することが可能です。
ぜひ一度Jootoをお試しください！