社内ポータルサイトで散らばる情報を集約し、テレワークを円滑に

社内ポータルサイト（イントラサイト）には多くのメリットがあるのをご存じですか？

働き方の多様性が問われている現代において、オフィスのフリーアドレス化、フレックスタイム制やテレワークなどは、すっかり浸透し、決して珍しい勤務形態ではなくなりました。
ワークライフバランスは充実する一方で、近年、特に危惧されるのが企業内におけるコミュニケーション不足です。

そのため多くの企業が、社員同士のコミュニケーションの促進のため、また会社とのエンゲージメント維持のために、インターナルコミュニケーション（社内広報）の重要性に注目しています。

インターナルコミュニケーションを高める施策は様々ありますが、社内イントラを導入し、「社内ポータルサイト（イントラサイト）」を立ち上げることは、その活性化につながる存在だと言えるでしょう。
社内ポータルサイトは、社内SNSやグループウェア、ビジネスチャット、社内掲示板の役割を兼ね、社内におけるコミュニケーション不足を解消する場として、利用することができるからです。

また社内ポータルサイトは、多種多様な機能を持ち合わせており、あらゆる角度から社内業務の改善を図ることができます。

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社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、さまざまな社内情報にアクセスするためのWebサイトのことを指します。
複数のシステムに散らばる情報を集約し、一つの画面から全てのシステム・業務・情報にアクセスできる入り口（Portal）としての役割を果たすものです。

そのため、社内ポータルサイトを導入することは、いつでもどこでも働ける環境（デジタルワークプレイス）を整える第一歩とも言えるかもしれません。

まずは社内イントラ（内部ネットワーク）を整備することで、社内ポータルサイトを導入することが可能になります。
イントラを整備すれば、社内でのドキュメントの共有なども容易になり、作業効率は大幅にアップします。

社内ポータルサイトの主な機能

従業員にとっても経営者にとっても利便性の高い社内ポータルサイトは、多種多様な機能を持っています。
主要な機能は以下の通りです。

コミュニケーションツール機能
ワークフロー申請機能
スケジュール管理機能
プロジェクト管理機能
勤怠管理
掲示板
Q&A機能
スコア機能
高度な検索機能

詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションツール機能

社内ポータルサイトでは、チャット形式の会話によりSNSのような感覚で、気軽に社員間での情報共有ができます。
メッセージのやりとりをすることで、意思の疎通ができ、通常業務で関わることの少ない他部署のメンバーなど、多くの人と関わる機会が生まれ、コミュニケーションパフォーマンスが向上します。

ワークフロー申請機能

一定のルールに沿って処理を行うワークフローなど、各種の申請作業は社内ポータルを介し、オンラインで行うことが可能です。
例えば交通費の精算なども一元管理されるので、決済がスムーズに行えます。
その際、メールや書類などでのやりとりの一切を省くことができるため、業務効率化につながるでしょう。

スケジュール管理機能

カレンダー形式を用いるスケジュール管理機能では、例えば会議の日時をメモしたり、個人のタスクを入力することができます。
また入力したスケジュールを、部署内やチーム内で共有することにより、日程調整がしやすく非常に便利です。

プロジェクト管理機能

プロジェクト管理機能は、プロジェクトにおけるタスク管理や進捗状況を可視化し、チーム内で現状や課題を共有することができる機能です。
部署やチームなど、プロジェクトに携わっているメンバー間でより綿密な連携ができ、プロジェクトを進行しやすくなります

また管理する側にとっても、個人が抱えているタスクを把握できるため、メリットが大きい機能のひとつです。

勤怠管理

勤怠管理機能を活用することで、タイムカードやエクセルシートなどで勤怠を管理する必要がなくなります。
オンライン上で一元管理ができるため、勤怠連絡、残業や有給休暇の申請なども社内ポータルサイトで完結できます。
自動集計機能により、上司や人事部の業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

掲示板

社内ポータルサイトの掲示板を利用することで、社内に発信したい情報をオンラインでスムーズに伝達できます。様々なジャンルごとにスレッドが分かれており、従業員が気軽に書き込めるのが魅力です。
他部署との情報交換や問い合わせなども簡単にできるため、社内での円滑なコミュニケーションが実現します。

Q＆A機能

Q&A機能があれば、質問と回答を一カ所に集約することができ、分からないことや困りごとがあった時にも、上司に質問する前に自己解決をすることができるようになります。
質問者、回答者ともに手間を省くことができる利便性の高い機能です。

スコア機能

社内ポータルを使って業務を行う場合、投稿数や反応数でスコア付けをすることが可能です。
だれがどれほどの業務をこなしているのか、可視化されることで、正当な評価付けができるようになります。

高度な検索機能

高度な検索機能が備わることで、蓄積された情報の中から必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
今まで資料を調べることに費やしていた時間を大幅に短縮できるほか、蓄積した情報を有効活用できるのも魅力です。

社内ポータルサイトの導入メリット

利便性の高い社内ポータルサイト（イントラサイト）を構築することで、作業効率だけではなく、従業員のモチベーションが上がり、組織全体の生産性アップにも繋がると言われています。

社内ポータルサイトを導入することで得られるメリットについて解説します。

スピーディーな情報共有とコミュニケーションコストの削減

会社の規模が大きく社員が多いほど、他社員がどのような働き方をしているのか把握しづらくなるでしょう。
しかし、社内ポータルサイトを導入することで、社内でスムーズな情報共有を実現できるようになります。

社内イベントやミーティングなどで、例えば他部署のメンバーを集めたい時の日程の調整など、社内ポータルのSNS機能や掲示板機能などを利用すれば、他部署への依頼がコメントひとつで可能になり、コミュニケーションコストの削減に繋がります。
相手は任意のタイミングで情報を閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけで良いため、時間の短縮にも繋がり、スムーズで手軽に伝達事項を伝えられるのです。

情報の一元管理することで、業務効率化・生産性向上が図れる

社内情報を一元管理し情報の分散を防ぐことで、業務時間の短縮化や業務フローの省人化などに役立ちます。

社内の情報の中には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識など、さまざまな情報がありますが、それらを一箇所に蓄積しておくことで、疑問を持った人は社内ポータルサイトを見ることで自己解決できるようになります。

また情報の一元化は、社内や部署・チーム内での情報共有のスピードアップにつながるため、情報伝達によるミスや、形骸化している無駄な会議・メールのやり取りも減るでしょう。

このように社内業務の効率化により対応すべき業務が減る分、より生産的な業務に対し労力を割くことが可能となります。

ペーパーレス化・ＤＸ化・テレワーク推進

社内ポータルサイトはオンライン上のツールです。

これまで紙面で配布していた資料なども、デジタル保管できるため、印刷の必要がなくなります。
社内ポータルサイトを活用することは、ペーパーレス化の促進につながり、印刷コストの削減になります。

また社内情報のデジタル化は、テレワークなどを始めとした、社員の多様な働き方に柔軟に大きく貢献します。
ITツールは、近年のデジタルトランスフォーメーション（DX）において導入必須であり、社内ポータルサイトはデジタルトランスフォーメーション（DX)の多くの部分を支援する最適ツールと言えます。

社内ポータルサイトの導入デメリット

非常にメリットの多い社内ポータルサイト（イントラサイト）ですが、デメリットも存在します。
デメリットを把握することで、それらを解消する対策を立てることが可能となります。

機能が複雑

社員が積極的に社内ポータルサイトを利用するためには、操作画面などのデザインの分かりやすさなどが重要になります。
社内ポータルサイトには豊富な機能がありますが、機能の多さは、利便性の悪さにつながりかねません。

また自社の課題解決に必要のない機能も多いため、運用コストが必要以上にかかってしまうことも考えられます。

そのため自社に必要な機能を過不足なく搭載し、かつ全社で簡単に活用できるほどのシンプルなツールで情報管理することが最善でしょう。

社内ポータルサイト構築の手間

社内ポータルサイトを利用するためには、もちろん自社でイントラ（内部ネットワーク）と社内ポータルサイトを構築しなければなりません。

社内ポータルサイトを構築するためには、主に、「目的設定・要件定義・構成作成・情報設計・デザイン制作・コーディング・システム構築・管理画面構築・コンテンツ制作」などが必要な工程として挙げられます。

そのため社内にイントラの仕組みを理解する専門知識を持った社員がいることが前提となり、人材の選定が難しく、運用までにかなりの時間と手間を要するというデメリットがあるのです。

社内ポータルサイトが使われなくなってしまう原因

せっかく社内ポータルサイトを手間をかけて構築したのに、従業員が使ってくれない、という事例が発生することがあります。
導入後に社内ポータルサイトが活用されない理由とはいったい何なのか、解説していきます。

使い方がわからない

利便性を図るあまり、機能が多すぎたり操作が複雑だったりすると、使うのに時間を取られてしまい、逆に作業効率が下がってしまうということがありえます。
使うのが難しい、面倒だ、と感じるとアクセスする機会はどんどん減ってしまうでしょう。

機能の多さも社内ポータルサイトのメリットのひとつではありますが、操作性と照らし合わせて、必要な機能を厳選することも必要です。

欲しい情報が見つけられない

ただ情報が羅列されているだけでは、どこに必要な情報があるのかわからず、結局欲しい情報を得られないということも起こり得ます。
そうなると、社内ポータルサイトのメリットは失われてしまいます。

情報が更新されていない

いざ、情報を確認しても、変更点があるにもかかわらず、更新日が何年も前では、その情報を使うことができません。
情報の更新は頻繁に行う必要があります。

使っている人が少ない

使っている人が少なければ、必然的に共有される情報も少なくなり、使用する人はどんどん減って行ってしまいます。
社内ポータルサイトが閑散としている状況では、いざ社内ポータルサイトを活用して業務効率の向上を図ろうとしても、自分だけでは書き込みづらいという状況も発生します。

社内ポータルサイトを成功させるための活用法

前項で、社内ポータルサイトを設置しても使われなくなってしまう事例をご紹介しました。
どうすれば社内ポータルサイトを従業員にとって利便性の高いものとすることができるのか、ポイントをご紹介いたしますのでご覧ください。

マニュアルを見なくても使えるくらいの操作性

使い方が複雑では、従業員は混乱します。
いざというときにマニュアルを作っておくのは大切ですが、マニュアルをみなくても誰でもすぐに使えるようなシンプルで使いやすいUIを実現できるよう、導入段階から工夫する必要があります。

必要な情報をみつけやすくする

社内ポータルサイトは、使用していくうちに情報が蓄積し、必要な情報がすぐに見つからないということが起こりがちです。
情報が見つからないと、サイト内を探し回ることになり、非常に効率が悪くなります。
情報を整理して見つけやすいサイトにすることが大切です。

また、過去の古い情報がそのまま残っているとどれが最新情報なのかが分からず、混乱を招くことになります。
常に最新情報に更新し、従業員が使いやすいサイトを目指しましょう。

社内のサイトをまとめる

企業によっては、多くの目的別に複数のポータルサイトを持っている場合があります。
そうなると、どんなときにどのサイトへアクセスすれば良いのかわかりにくく、従業員が混乱してしまうこともありえます。
できるだけ、社内のサイトはひとつのポータルサイト（入口）へ集約し、そこから目的の場所へ行けるようにしておくと、より利便性がアップします。

また、使用する従業員が混乱しないように、使い方のマニュアルやサイトマップなどを周知することも大切です。

テンプレート化で更新のハードルを下げる

社内ポータルサイトを立ち上げたは良いけれど、更新頻度が少なければやがてポータルサイトは形骸化し、利用する人はいなくなってしまいます。
しかし、常に新しい情報を更新するのは大変手間がかかる作業です。

更新の仕方やページの作り方をテンプレート化することで、更新へのハードルが下がり情報の掲載漏れなどを防ぐことができます。
他にも、社内ポータルに係わる作業についてマニュアル化しておくことで、スムーズに更新を行うことができます。

セキュリティ対策をする

すべての情報の入口となる社内ポータルサイトには、セキュリティ対策も欠かせません。
社内ポータルサイトの情報は膨大なので、ひとたび漏洩すれば取り返しの付かないことになりかねません。
指定のIPアドレスのみのアクセスに限定したり、社外からのアクセスは制限したりするなどの工夫が必要となります。
また、ファイル・ドキュメントを共有する場合は、ファイル・ドキュメントごとに閲覧制限を設定することも有効な手段です。

社外への情報の漏洩を防ぐためにも、しっかりとしたセキュリティ対策をしましょう。

社内ポータルサイトのデメリットをカバーし、成功させるためのツール

社内情報を一元管理し、情報共有の簡略化により、あらゆる業務において効率化が実現する、社内ポータルサイト。
多種多様な機能が備わった社内ポータルサイトを利用すれば、社員のアウトプットの量と質が向上するでしょう。

中でも、タスク管理機能や、プロジェクト管理機能、スケジュール管理機能などは、社員の生産性向上に大きく寄与します。
「何をいつまでに完了させるか」を管理するため、「どの業務に、どの程度リソースを割けば、最大のパフォーマンスを発揮できるか」を簡単に判断できるからです。

しかしながら前項の通り、社内ポータルサイトの構築には、専門的な知識と経験が必要です。
さらには構築後の運用に際して、その多機能さ故に、操作やUI（操作画面）が複雑で、社内にITリテラシーが少ない場合、その利用が定着しない可能性もあります。

そのため社内で構築する必要もなく、ITに詳しくない社員であっても、簡単に活用できるシンプルなツールが社内情報の一元管理には最適と言えます。

Jootoは視覚的に分かりやすく、専門知識がなくとも導入したその日から使えるシンプルなユーザビリティを持つ、クラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。
社員ひとり一人のタスクの進捗がひと目で分かるカンバン方式に、直感的にスケジュール管理ができるガントチャート機能を備えるなど業務が可視化されており、突発的なタスクの発生や期日の変更にも、フレキシブルに対応し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

タスクごとにチャットやファイルの共有ができるので、必要な情報をすぐに見つけることができるのも嬉しいポイントです。

スマートフォンやタブレット端末でも自由にお使いいただけるので、場所を選ばないアクセスが可能となります。

またJootoは「外部連携機能」も充実しており、主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack・Chatworkとの連携により、タスク内でコミュニケーションの活性化に役立ちます。

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さまざまな情報が一元化されたツールであるJootoは、社内ポータルサイトとして使うのに大変適しています。

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テレワークでの円滑な情報共有は難しい？散らばる情報を集約できる社内ポータルサイトの導入メリットとは