導入事例・東武ビジネスソリューション株式会社

リマインダー機能を活用し「タスクを思い出す」状態を自動化させる。

TSOL尾花様

東武ビジネスソリューション株式会社 尾花達也 様

課題

・日報や分報、工数管理、タスク管理などそれぞれいくつかツールを試してみたが、社内に浸透しなかった。
・タスク管理と予定管理は区別したい。タスクをカレンダーに入れるのは見づらくなるため避けたい

結果

・タスク管理に特化しており、使い始めやすいためJootoがチーム内で使われるように。
・細かい要望はあるが、日々のタスクが把握しやすくなった。

-- 業務内容について、教えてください。

尾花さん : 弊社は東武鉄道100%出資の東武グループの会社です。東武グループのITシステム、ウェブサイト、販促支援の領域をカバーするために2007年に設立された会社です、昨年10周年を迎えました。特に東京スカイツリータウンが2012年に開業するのにあわせて支援をしてまいりました。

事業の柱は大きく3つありまして、1つ目は、Webサイトの制作・運用です。2つ目は、ITコンサルティングです。たとえば、現在東武バスで稼働しているバスロケーションシステムの開発ベンダー選定やプロジェクトマネジメントを行う等です。3つ目は、販促物の制作やイベントの企画・運営です。鉄道のファンフェスタ開催にあたっての支援等が例として挙げられます。

私自身は、ITコンサルティングの領域を中心に担当しており、業務上では社内のプロジェクトマネージャーさんやデザイナーさんとの関わりが多いですね。

-- Jootoを使うようになった経緯を教えてください。

尾花さん : 当時の先輩がJootoを個人的に使っていたのですが、お客様とのプロジェクト管理に使えるんじゃないか?ということでチームへのJootoの展開が決まりました。以前のタスク・プロジェクト管理については別のツールを使っていたんですが、エンジニアの一部が使っていただけで、中々社内に浸透しませんでした。プロジェクト管理系のツールは部署によって使われているサービスが異なっています。付箋のような感覚で使えるのと、それを他者と共有できるのがいいですね。

アナログとデジタルを融合してる感覚がある

-- Jootoのはじめの印象、良い所は何だと思いますか?

尾花さん : 社内の一部でエンジニアがチャットツールSlackを使っているのですが、Slackと連携出来るのが新鮮でした。世の中の新しいサービスと積極的に連携しているんだ、という印象を受けました。Jootoそのものは、本当に紙の付箋っぽいなと。付箋とSlackが連携出来る?というのに興味を惹かれました。多機能なツールは沢山ありますが、Jootoは「何をするためのサービスなのか」が明確にわかるのがいいですね。

紙に書くアナログさを感覚的に残しつつ、タスクの期限日をデジタルにメール通知してもらえる。そういう融合のようなものが感じられます。私は実際にノートやメモ帳に書いて物事を考えるということもしますし、付箋もすごく身近です。付箋の貼って、剥がして、移動させる、みたいな一連の動作がデジタル上で表現できてるのはJooto固有の使いやすさだと思います。
期限を設定していればリマインダー通知が来るので、そのタスクの事を忘れていても思い出せる。Jootoに自分からアクセスしなくてもそういう体験が出来るのは大事ですね。

-- Jootoでよく使う機能はなんですか?

尾花さん : アーカイブは使いますね。完了したものは、全部アーカイブして、週末に振り返りを行っています。アーカイブしても、検索には表示されたらより良いですね。

-- Jootoの詳しい使い方を教えてください。

尾花さん : 現在、いくつかのチームが合計10名程度でJootoを使っています。案件のプロジェクトの進捗管理というよりは、個々人のタスク管理がメインかと思います。

タスク状況を皆で共有し可視化することで、「あの人は今これだけ仕事抱えてるんだ」ということがわかります。私は毎朝出社してPCを立ち上げると自動でJootoが立ち上がるようにしています、そのためJootoを見ています。基本的にすべてのタスクに期限日を設けていますし、予定はGoogleカレンダーを使って管理をしています。毎朝タスクも予定も通知が飛んで来るので、タスクの棚卸しが毎日自動的に出来る、みたいなイメージですね。

-- Jootoへのご要望はありますか?

尾花さん : 通知をもっと細かく刻めるといいと思います。たとえば、「お客様へ新商品のパンフレットを用意・持参する」というタスクがあって、15:00にそのアラートが欲しいのに、朝9:00に通知が来ると「今じゃないんだよな」って思っちゃいます。例えば、デフォルトでは就業時間に合わせて全通知を9:30にしておいて、さらにタスクごとに通知を設定できるような2段階設定があるといいと思います。

Googleカレンダーは予定管理、Jootoをタスク管理。用途をキッチリ2つに使い分けられるといいですね。
外出も多いのでアプリも使います。アプリの場合、「閲覧する」「タスクを登録する」というアクションが多いので、そこに特化して改善してもらうと嬉しいです。

Jootoには、タスク管理のその先を見て欲しい

理想のタスク管理とは何だと思いますか?

尾花さん : 優先度って、突然変わるから難しいです。午前中に対応すべきタスクがあるのに、緊急度の高い仕事が割り込んできて、その対応に追われ本来のタスクが出来なくなる、、よくありますよねこれ 笑。 タスクの共有って、他人ともっと上手に出来ないのかな?と思う事があります。

例えば、プロジェクトに関わるタスクなどは、自分以外の人も確認するべきものですが、結局見られてなかったり、それはJootoにアクセスしないといけないからなのですが、自分のために入力した情報が、あまり重くない範囲で共有され、その他の人にとっても便利なものとなる、、、ようなことが実現出来ないのか?と思う時があります。

Googleカレンダーはとても便利で、主な予定はすべて共有出来ているけど、その人が「今何をやっていて忙しいのか」みたいなのは分からない。Jootoを見に来ればひょっとしたら分かるのかもしれないですが、見にくる、という行為が労力になり、結局わからない。

例えばですが、Jootoのタスクに「タスク開始」ボタンがあって、それを押すとその情報がGoogleカレンダーに飛んで、予定として反映される、とか面白いかもしれません。タイムリーにタスクを共有する、見える化する、が出来たらいいです。予定は見える化できているのに、本当の意味でのタスクの「見える化」はとても難しいと思っています。Jootoには、タスク管理のその先を見て、ツールの改善を実行してもらいたいですね。

-- インタビューありがとうございました!

取材協力:東武ビジネスソリューション株式会社

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