導入事例・那住行政書士事務所

多忙な行政書士が、タスク管理ツール「Jooto」を使う理由。

那住史郎様

那住行政書士事務所 那住史郎 様

課題

・多岐にわたる業務により、タスク管理が困難に。
・行政書士のためのメジャーな業務支援ツールがなかった。

結果

・Jootoの自由度の高さが、多様なタスク起票を実現。
・外出先でもすぐにタスク確認が出来るようになった。

-- 業務内容について、教えてください。

那住さん : 行政書士事務所を経営しています。各役所への手続きや申請の代理、契約書などの法的な文書の作成が主な業務です。役所への手続きや申請といってもその種類は数多くあり、それゆえに業務はとても多岐に渡っています。許認可の申請、事業の契約書の作成、会社設立の支援、一般的なものだと遺言書の作成、遺産分割協議書の作成、相続に関するお手続きなどです。

当事務所の特徴として、著作権関係の業務を数多く取り扱っています。作家と出版社の間で必要となる契約書の作成やチェック、企業がクリエイターの作品を扱う時に必要な、著作権に関する手続きの代行を行なっています。

Jootoの自由度の高さが魅力

-- Jootoを使うようになった経緯を教えてください。

那住さん : 自分が知っている限りだと、行政書士のためのメジャーな業務支援ツールって実はあまり存在していないのです。とはいえ、業務が多岐に渡る行政書士の仕事に、期日の把握やタスク管理は必須です。そんな中、色んなタスク管理ツールを試してみたのですが、Jootoが一番しっくり来ました。自由度が高い点もポイントでした。タスク作成時にアレンジが効くと思っています。

たとえば、許認可の仕事と、契約書作成の仕事だと、タスクに書き込む内容が全く違います。どんな業務にも幅広く対応出来るのがJootoでした。あとは付箋のような感覚で使えるのと、それが他者と共有できるのがいいですね。

-- その自由度、についてもう少し詳しく教えてください。

那住さん : スタッフとタスクを共有で管理しているのですが、それぞれに承認フローがあります。名前は忘れてしまいましたが、他のツールを試していた時に、承認機能にカスタマイズ性がなかったのがネックでした。役所や大企業のような稟議制により業務が進行して行く場合はいいのですが、小さな組織で多様な業務を扱っていくためには、例えばチェックポイントについて、もっと自由にカスタマイズができるタスク管理ツールが欲しかったのです。その点、Jootoはタスクの件名、説明文、カテゴリのラベルをうまく使えば好きなようにアレンジ出来ます。たとえば、「連絡待ち」「入金待ち」「保留中」などのカテゴリを掛け合わせると進捗がより分かりやすくなります。

自由度に関して言うと、「Todo」「進行中」「完了」以外にリストの追加も自由に出来ると思うのですが、ここは敢えて増やさないようにしています。出張で地方に出向くことも多く、ノートパソコンで作業をしたり、移動中にタブレットでタスクを確認することも頻繁にあります。執務室の大きなモニター、ノートパソコン、タブレットと異なる3つのサイズのモニターでJootoを開くので、リストの増加は一覧性を損ねてしまうこともあります。加えて、タスク管理はシンプルに行いたいから、という理由もあります。

-- Jootoへのご要望はありますか?

那住さん : 「よくある質問」を見なくても、スッと使い方が分かりました。FAQなどは見ようと思った事もないですね(笑)Jootoには権限を細かく設定する機能は無くて、あったらいいなと思う時もありますが、その設定が複雑で面倒でなければいいですね。別のツールで権限設定で苦労した記憶があります。Jootoの良さはシンプルなところだと思っています。一つあるとすれば、Gmailみたいに、画像やエクセルなどの添付ファイルがダウンロードしなくてもプレビューで見れたらいいなと思います。あれはすごい便利です!

-- Jootoを使う上で、工夫している点などはありますか?

那住さん : お客様からご相談を受ける時は、パソコンは使わず、ペンと紙でお話を伺っています。お医者さんがつける「カルテ」のように、相談の内容などを記録する相談表があるのですが、そこに「Jooto記載」という項目をチェックリストとして設けています。一番最初の基本情報は必ずいれましょうね、っていうルールです。せっかくのツールも使わなくては意味がないので、ちゃんと記録をするようにしています。

-- インタビューありがとうございました!

取材協力:那住行政書士事務所

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