「依頼したあの記事、どうなった？」をなくしたい。
タスク管理ツールのJootoで原稿制作状況をミエル化

— 業務内容について、教えてください。

いわゆる編集プロダクションです。プロジェクトごとに編集者・ライター・カメラマン・デザイナーなどを集めて編集チームを立ち上げ、出版社系メディアや事業会社が運営するオウンドメディアのコンテンツ制作を支援する仕事をしています。

取引先は、「ねとらぼ」や「MONOist」などのメディアを展開するITmediaや、「MarkeZine」などを運営する翔泳社といった出版社をはじめ、人材系企業、婚活サービス企業、Webサービス会社、Webマーケティング関連企業などがあり、毎月10サイト弱に向けてコンテンツを納めています。

プロジェクトの規模や、制作するコンテンツの種類はさまざまです。1カ月に1～数本の事例記事を納品するものもあれば、アンケート調査を企画・代行してプレスリリースを制作するもの、毎月100～200本といった単位でニュース記事の制作を請け負っているものもあります。

責任者のキャパオーバーで脳内管理方式の進捗管理が破綻。
「みんなが見える」ツール導入を検討し始めた

— そうした業務の中で、課題となっているのはどんなところでしょうか？

法人を設立して活動しているものの、社員は雇っておらず私1人だけ。実態はフリーランスです。プロジェクトごとにフリーランスの編集者やライターを集めてきてチームを組み、その進捗や制作物のクオリティについては、私が最終的な責任を取るようにしています。

ただ、複数のプロジェクトを同時並行で進めていますので、何かの案件で原稿の〆切に追われていると、他プロジェクトの状況をチェックする余裕がなくなります。新しい仕事を安請け合いしては、手が回らなくなってキャパオーバーで私がパンクして、それ以外の案件にもご迷惑をお掛けする――そんなことをこれまでに何度かやらかしてきました（苦笑）。

自分でも「ミスが多い」「このままではミスは減らない」と反省するようになり、ニュース記事を毎日／毎週制作するような継続的な案件については、担当編集者を置いてその案件の進捗管理を任せるようにしました。

けれど、「新しいタイプの記事を試しに数本ずつ制作して、SNSでの反響が大きかったら規模を拡大したい」といった先行きの読めない案件や、発注ペースの見通しが立たない案件については、どのタイミングで担当編集者を置くか、迷います。今のところは、継続が決まって運用が落ち着くまでは、私の方で進捗管理を受け持つようにしています。

原稿の納品漏れが発生。タスク管理ツールの導入を検討

— タスク管理で困った案件として、どのようなものがありますか？

具体的な例を挙げると、製造系エンジニア向けの情報サイトで、海外の大学・研究機関が発表した最新の研究成果を紹介する記事を掲載していくことになりました。

海外・最新研究記事の制作ペースは週2～3本ほど。同じサイトに納品している国内ニュース記事は、速報性を重視して発注日の翌日朝に納品を済ませ、昼前にはサイト掲載しています。それと比べると、海外・最新研究記事は発注から1～2週間以内を目安に納品することになっていましたので、比較的余裕を持って進められるはずでした。

ただ、記事にする対象が最新の研究成果ですから、非常に難解な専門情報を扱うことになります。もちろん他タイプの記事でも基本的には編集者とライターをそれぞれ立てているのですが、海外・最新研究記事の制作については［ライティング］と［編集］の工程で担当者を分け、各工程のスケジュールには余裕を持たせました。原稿が完成したら［CMS入力］の担当者がそれを確認し、入力作業に移るように運用体制を組みました。

間違って伝えてしまってはいけないと［技術専門の翻訳会社］→［ライター］→［編集者］と3者が原稿制作に関わり、内容が正確かどうか、各工程でチェックする体制で進めようと考えました。

ところが、そのように関係者や工程数が増えたこともあってか、ライターからの納品が遅れたり、誰かが作業完了報告を忘れたり、私が他案件で忙殺されたり、大型連休を挟んだり、といった要因が重なってしまうと、ただでさえ信用できない私の進捗管理がさらに不安定なものに……。

さらに混乱を招く要因もありました。こうした新規の案件が発生すると、対象となるテーマで記事を書けるライターをリクルートすることがあります。まずは課題を出して審査して、仮採用したライターを私が編集担当として数週間～数カ月トレーニングして、戦力となるかを判断。継続的に仕事をお願いしたいライターのみ、私以外の担当編集者に任せていくようにしています。

優先度って、突然変わるから難しいです。午前中に対応すべきタスクがあるのに、緊急度の高い仕事が割り込んできて、その対応に追われ本来のタスクが出来なくなる、、よくありますよねこれ 笑。　タスクの共有って、他人ともっと上手に出来ないのかな？と思う事があります。

リクルートしてきたライター全員が戦力となるわけではありませんから、「この人は継続して仕事を頼むのは難しい」と判断し、リクルートからやり直すことも。この海外・最新研究記事の案件でも何度かライターを変えることになり、「この記事を書くライターは誰で、チェックする編集者は誰か」と混乱することもありました。

そんな状況だったこともあり、チャットツールを使って情報共有・指示出しなどはしていたものの、「先月発注したネタ、全部納品終わってました？」と、クライアントから指摘を受けることが何度か出てきてしまったのです。

自分の記憶だけに頼って脳内で進捗管理するのは、もう限界。本格的にタスク管理できるツールを導入しないと、対応漏れはなくならない――。そう反省するようになりまして、タスク管理ツールをいろいろと試してみることにしたのです。

Jootoはパッと見て全体の進捗が分かりやすい。
業務連絡に使うチャットツールとも連携

— さまざまなタスク管理ツールの中から、Jootoを選んだのはなぜでしょう？

まず、全体の進捗を関係者にミエル化して、各記事の制作状況をパッと分かるようにしたいと思いました。

そうすれば、記事を掲載するスケジュールを組むクライアント担当者が、「あと○本は今週中に掲載できるようにしたいので、対応を急いでほしい」といった指示を出しやすくなります。

あるいは「なかなか原稿が届かないな」と感じた編集者が全体の進捗をチェックすることで、ライターからの納品が遅れていることに気が付き、私からでなく、その編集者からライターへ直接アラートを出してもらえるようになるかもしれません。

もう1つ、チャットツールとの連携機能があることも重視しました。

編集チームを立ち上げた案件では基本的に、チャットワークやSlackなどのチャットツールを使っています。グループチャットにはクライアント担当者、編集者、ライター、私といったメンバーが参加。私はできるだけ楽をしたいので、クライアント担当者からの指示に対して編集者・ライターが直接答えるようにしてもらっています。

ですから、クライアントから記事にするネタの指定があったら、編集者・ライターから「承りました」と返信し、ライターは執筆が終わったら「原稿を○○で送りました」と編集者に報告を入れ、編集者は原稿チェックが終わったらクライアントに報告を入れることになります。そうしたメッセージのやり取りも、チャットツールとタスク管理ツールが連携すれば、わざわざ書き込まなくても、スマートに進捗状況を共有できるようになります。

時にはスタッフが報告を忘れてしまうこともあります。チャットツールとの連携機能があれば、1人が報告を忘れても、前後の別担当者がタスクのステータスを変更すればグループチャットに通知が流れるので、報告漏れを防げます。

その2点からツールを探していくつかの候補に絞り、最終的には直感的に使いやすそうなJootoを導入してみることにしました。

記事の納品遅れ／漏れを防げるように。単価が違う記事の本数カウントも簡単に。請求業務も円滑に

— Jootoを導入した結果、どのような点を改善できましたか？

先に挙げていたような、どこかで対応が漏れて原稿納品が遅れることはほとんどなくなりました。

また、Jootoを導入したことで、月次の請求業務も楽になりました。

私は基本的に、クライアントと事前に取り決めた1記事当たりの文字数と、難易度に応じた単価、そして当月中に掲載された記事の本数に応じて、請求書を作成しています。

海外・最新研究記事については、原稿1本当たりの金額が3種類ありまして、毎月の請求書作成時にチャットツールの過去ログと、CMS上でステータスが「公開済み」になった記事の本数をチェックして、「金額がAタイプの記事は何本で……」とカウントする必要がありました。

それがJooto導入後は、記事を公開したら「○月掲載済み：Aタイプ」のリストに移動させるようにしたことで、Jooto上だけで本数をカウントできるようになりました。毎月、月初に悩まされることが無くなりましたね。

Jootoを使い始めてから、プロジェクト全体の原稿制作の進捗を、明らかに把握しやすくなりました。今では、進捗管理にほころびが出そうな案件では、担当編集者にJootoの導入を勧めるようにしています。